Khi bắt đầu tổ chức một hội thảo hay sự kiện nào đó, bạn cũng cần phải chuẩn bị vài chi tiết và chương trình riêng, để buổi hội hợp ngày hôm đó đươc thành công nhất.
Hội thảo, hội nghị là một trong những hình thức sự kiện phổ biến và được các doanh nghiệp, công ty lựa chọn khá nhiều hiện nay. Có thể nói quy trình tổ chức sự kiện hay hội thảo không quá phức tạp và gần như bạn có thể nhờ vào người chịu trách nhiệm của trung tâm tổ chức sự kiện chuẩn bị. Tuy nhiên, nếu có thể, bạn vẫn nên xem xét qua vài yếu tố được nêu dưới đây nhé.
Chương trình cần được lên chủ đề cụ thể
Mỗi chương trình của sự kiện đều hướng đến một chủ đề thống nhất. Chủ đề không chỉ là linh hồn của cả sự kiện mà còn là yếu tố quan trọng, liên quan đến mục đích và sự thành công của hội nghị, hội thảo. Dù bạn đã một trung tâm tổ chức sự kiện hay bạn lên kế hoạch thực hiện thì chủ để chương trình cũng cần phải được lên kế hoạch từ trước và cần đảm bảo về ý nghĩa, mục đích và sự ấn tượng của chủ đề để nhằm thu hút công chúng.
Những điều cần chú ý khi tổ chức hội nghị và sự kiện
Làm việc với người phát ngôn, diễn giả
Khi lên kế hoạch cho một buổi sự kiện, thì một trong những vấn đề mà bạn cần lưu ý là nên trao đổi trước với những vị khách mời sẽ phát ngôn hoặc diễn giả trong buổi hội thảo ngày hôm đó. Điều này sẽ thống nhất được về nội dung của buổi nói chuyện cũng như về thời gian diễn giả trình bày, như thế buổi hội thảo mới có thể diễn ra suôn sẻ, kết thúc đúng thời điểm.
Song song đó thì việc công bố về tên hay chức danh của diễn giả là hết sức quan trọng, các thông tin này cần được công vế rõ ràng. Vì sự góp mặt của họ sẽ giúp buổi hội nghị hoặc hội thảo của bạn thêm phần thu hút.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị,phù hợp
Tùy theo nội dung sự kiện và số lượng khách mời mà các bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Thông thường với những hội nghị hoặc hội thảo lớn nên tổ chức ở khách sạn hoặc các trung tâm hội nghị. Còn với những hội nghị nhỏ hoặc thiên về tính chất thân mật thì nên tổ chức ở những địa điểm nhỏ hơn hoặc các quán café để tạo được không khí thân thiện, cởi mở.
Khi lựa chọn địa điểm bạn cũng đừng quên tìm hiểu cụ thể về các tiện ích của địa điểm, phần nào có phí và phần nào là miễn phí để bạn có thể có kế hoạch về kinh phí phù hợp. Đồng thời bạn cũng đừng quên một kế hoạch về thiết bị cho sự kiện để đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra chuyên nghiệp nhất.
Thực hiện quảng bá cho hội thảo, hội nghị
Sự kiện của bạn dù đã được chuẩn bị thật chuyên nghiệp nếu không có khách tham dự thì vẫn là uổng công. Do vậy mà việc thực hiện quảng bá cho sự kiện là hết sức cần thiết. Những hình thức quảng bá bạn có thể tham khảo như: mạng xã hội, các kênh truyền thông báo chí hoặc sử dụng email… Riêng với những sự kiện có phí tham dự ở mức cao thì bạn nên áp dụng hình thức gọi điện thoại mời họ tham dự. Bên cạnh đó bạn cũng cần cân nhắc về chiến dịch quảng bá sự kiện của mình để không quá sớm nhưng cũng không quá muộn.
Kết,
Hy vọng, với những gợi ý được nêu trên, các bạn đã biết mình cần chuẩn bị gì cho khi tổ chức một sự kiện hoàn hảo và thành công nhất rồi.
>>> Tham khảo: Thực đơn cho hội nghị và sự kiện
>>> Tham khảo: Những món ăn phù hợp cho hội nghị & sự kiện
