Các sự kiện quảng cáo cho một chiến dịch hay ra mắt sản phẩm mới thường cần tổ chức một buổi họp báo. Tùy theo mục đích và quy mô mà buổi họp báo sẽ có những hình thức khác nhau. Quy trình tổ chức họp báo sẽ được thực hiện như thế nào, cần chuẩn bị những gì để có một buổi họp báo thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp? Với tất cả những thắc mắc ấy, địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace với đội ngũ có nhiều kinh nghiệm sẽ giải đáp và giúp bạn xây dựng một chương trình họp báo chỉnh chu nhất.
1. Xác định mục đích và chủ đề
Để xây dựng một chương trình họp báo, trước hết bạn cần xác định được chủ đề sự kiện và thông điệp muốn truyền tải qua sự kiện đó. Bên cạnh đó, cần xác định được mục tiêu rõ ràng: có bao nhiêu nhà báo, khách mời đến tham dự họp báo của bạn để tạo được sự truyền thông mà bạn mong muốn. Để làm được điều đó, bạn cần có một chủ đề họp báo ấn tượng. Chủ đề sẽ là mạch câu chuyện xuyên suốt cho buổi họp báo ấy và là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của buổi họp báo
2. Xác định thời gian
Khác với những sự kiện thông thường sẽ diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần, sự kiện họp báo nên được tổ chức vào buổi sáng. Lý do bởi vì đó là thời gian các nhà báo làm việc và họ có thể tham dự họp báo và lấy tin tức để đăng trong ngày.
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện họp báo
Địa điểm họp báo phải đáp ứng được những yêu cầu về không gian, cơ sở vật chất, trang thiết bị như âm thanh, ánh sáng để phục vụ cho việc ghi hình chất lượng. Do đó, việc chọn các trung tâm hội nghị là nơi tổ chức họp báo trở thành sự lựa chọn hàng đầu. Bởi đây là những nơi có không gian sang trọng, rộng rãi, trang thiết bị như màn hình, micro được chuẩn bị sẵn sàng. Bên cạnh đó còn có những phần tea-break nếu doanh nghiệp mong muốn.
>>> Xem thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn tổ chức sự kiện
4. Lên danh sách khách mời và gửi thư mời họp báo
Mỗi nhà báo có những lĩnh vực hoạt động riêng, vì vậy khi lên danh sách khách mời bạn cần lựa chọn những nhà báo phù hợp với mục đích truyền thông của doanh nghiệp. Sau đó, cần gửi thư mời họp báo với nội dung lịch sự, chân thành cùng với hình thức trang trọng. Nội dung thư cần có các thông tin quan trọng như: Chủ đề, thời gian, địa điểm, những nhân vật chính,…
Thư mời cần gửi đi trước một tuần đến mười ngày để các nhà báo có thể sắp xếp thời gian. Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý nhắc lại với họ trước khi chương trình tổ chức họp báo diễn ra một ngày để tránh những thiếu sót không đáng có.
5. Kế hoạch tổ chức họp báo
Một chương trình diễn ra suôn sẻ phải xây dựng kế hoạch, kịch bản một cách chi tiết. Đồng thời, đây cũng là yếu tố quan trọng để thu hút khách mời, các đơn vị báo chí đến với buổi họp báo. Những kịch bản, tài liệu bạn cần chuẩn bị gồm có:
- Kịch bản tổng quát: Gồm nội dung chính, thời lượng chương trình, người phụ trách
- Kịch bản MC: Kịch bản này sẽ được MC chuẩn bị khi có nội dung chính
- Các bài phát biểu của lãnh đạo/ người đại diện
- Tài liệu: Thông cáo báo chí gồm thông tin về doanh nghiệp/ tổ chức, các dự án, sản phẩm sắp được công bố
6. Xin giấy phép tổ chức họp báo
Theo quy định của Bộ Văn Hoá – Thông tin, tổ chức họp báo cần phải báo trước bằng văn bản chậm nhất 24 giờ trước khi diễn ra sự kiện (đối với cơ quan trong nước) và trước 48 giờ (đối với cơ quan nước ngoài). Hồ sơ thủ tục để xin cấp giấy phép tổ chức họp báo gồm có:
Công văn đề nghị được tổ chức họp báo của cơ quan, tổ chức, pháp nhân có nhu cầu họp báo nêu rõ: Nội dung, Mục đích, Thời gian, địa điểm, Người chủ trì họp báo, Thành phần tham dự.
- Nộp Bản sao Giấy thành lập hoặc giấy đăng ký kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp
- Danh sách cơ quan báo chí tham gia họp báo;
- Chương trình họp báo;
- Thông cáo báo chí;
- Văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép tổ chức sự kiện trong trường hợp họp báo để giới thiệu các nội dung đó.
Lời kết
Tổ chức họp báo là sự kiện quan trọng để quảng bá hình ảnh của công ty, tổ chức nhằm nâng tầm thương hiệu của mình. Vì vậy, các khâu trong việc tổ chức cần hết sức cẩn trọng và chu đáo. Với những hướng dẫn nêu trên, địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace hy vọng bạn có thể tổ chức một buổi họp báo thành công và góp phần khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp
