Sự thành công của một hội nghị hay một sự kiện bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, từ việc lựa chọn vị trí tổ chức đến thực đơn ẩm thực được chiêu đãi phải được chỉn chu nhất có thể. Sảnh hội nghị đóng vai trò cực kỳ quan trọng, quyết định không gian hội nghị có phù hợp với chủ đề và tiêu chí của sự kiện hay không. Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu các cách lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện và sảnh hội nghị sao cho phù hợp nhất nhé.
1. Xác định yêu cầu và mục tiêu của sự kiện
Xác định yêu cầu và mục tiêu là bước đầu tiên giúp bạn lựa chọn sảnh hội nghị phù hợp. Bạn nên xem xét qua tính chất của sự kiện, tham khảo danh sách khách mời và nghiên cứu những quy định được đặt ra từ khách hàng và ban tổ chức chính. Vì khi nắm rõ các thông tin và điều kiện, bạn mới có thể dễ dàng lên kế hoạch, lựa chọn địa điểm cũng như sảnh tiệc, đáp ứng đủ số lượng khách tham dự và các hoạt động trong sự kiện.
2. So sánh và đánh giá các địa điểm tổ chức hội nghị
Hiện nay, tại Việt Nam và đặc biệt là khu vực Thành phố Hồ Chí Minh, có rất nhiều các trung tâm tổ chức hội nghị, tiệc cưới khác nhau. Mỗi địa điểm sẽ có chất lượng phục vụ cũng như lối kiến trúc, thiết kế riêng biệt, bạn cần phải dựa trên những yêu cầu và mục tiêu đã đề ra ở bước đầu tiên và so sánh các ưu nhược điểm của từng trung tâm, nhà hàng tổ chức sự kiện để ra quyết định lựa chọn. Một số các yếu tố có thể cân nhắc qua:
2.1 Vị trí và tiện ích
Một địa điểm thuận tiện, di chuyển dễ dàng, các khách mời sẽ có thêm động lực tham gia một cách đầy đủ. Ngoài ra, đối với các sự kiện quốc tế, người tham dự thường sẽ là những khách mời nước ngoài. Họ sẽ rất vui và thoải mái nếu hội nghị được diễn ra gần sân bay hoặc ở các quận trung tâm thành phố, vừa không mất quá nhiều thời gian di chuyển, vừa có thể ngắm nhìn đường phố Sài Gòn.
Gala Center tọa lạc tại quận Tân bình, nơi giao thoa giữa các quận và nằm cạnh khu vực sân bay Tân Sơn Nhất. Nhà hàng Gala Center với không gian sang trọng và hiện đại, có quy mô 1 sảnh chờ & 5 sảnh tiệc có sức chứa 800 – 1000 khách mời mỗi sảnh, phù hợp với hầu hết các sự kiện, hội nghị lớn, vừa và nhỏ sẽ là một sự lựa chọn hoàn hảo.
Gala Center sở hữu vị trí đắc địa tại Thành phố Hồ Chí Minh
2.2 Cơ sở vật chất và trang thiết bị
Quá trình diễn ra sự kiện có mượt mà và suôn sẻ hay không phụ thuộc vào các trang thiết bị hỗ trợ, hệ thống âm thanh, ánh sáng và sân khấu. Bên cạnh đó, sảnh hội nghị cũng phải đảm bảo hệ thống điều hòa không khí, màn hình, máy chiếu, hệ thống thông tin, Internet,… được hoạt động tốt nhất, tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu cho khách mời khi đến tham dự.
Trung tâm tổ chức hội nghị Gala Center sở hữu hệ thống kỹ thuật đạt chuẩn rạp hát với công nghệ hiện đại bậc nhất, bạn sẽ không phải lo lắng với các vấn đề như: trục trặc, rò rỉ âm thanh, ánh sáng chập chờn, không rõ rét,…
Hệ thống ánh sáng và âm thanh đảm bảo đạt chuẩn tại Gala Center
2.3 Kiến trúc và trang trí sảnh hội nghị
Sảnh hội nghị cần có kiến trúc phù hợp với loại sự kiện và phong cách tổ chức được yêu cầu. Trang trí sảnh tiệc phải tạo được không gian chuyên nghiệp, hấp dẫn và phản ánh đúng thông điệp của hội nghị.
Đối với các hội nghị lớn, bạn nên ưu tiên chọn lối thiết kế sảnh tiệc sang trọng, đẳng cấp và tinh tế. Và ngược lại, với những buổi hội thảo nhỏ, bạn nên đề cao không gian ấm áp, thân mật và gần gũi.
Không gian sảnh hội nghị tại Gala Center vô cùng rộng rãi và thoáng đãng, trần sảnh cao 6m. Trong đó, 4 sảnh lớn được thiết kế theo mùa, bạn sẽ có thêm nhiều sự lựa chọn. Sảnh Spring với vẻ đẹp dịu dàng của hoa mùa xuân, sảnh Summer với hình ảnh óng ả của những tia nắng vàng, sảnh Autumn với sự nhẹ nhàng của lá thu và sảnh Winter với ánh sáng huyền ảo tạo nên một buổi tiệc lung linh giữa không trung của mùa đông lạnh giá.
Sảnh hội nghị Autumn nhẹ nhàng, trang trọng phù hợp với hầu hết các sự kiện
2.4 Chất lượng dịch vụ
Ngoài ra, đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp và tận tâm, không chỉ mang lại cảm giác hài lòng cho khách mời mà còn có thể giúp bạn giải quyết và xử các sự cố bất ngờ khi sự kiện gặp vấn đề.
Tại trung tâm hội nghị Gala Center Tân Bình, đội ngũ nhân viên được đào tạobài bản từ thái độ giao tiếp đến cung cách phục vụ thực khách một cách chu đáo nhất. Bên cạnh đó, họ còn được bổ sung các kỹ năng như giải quyết vấn đề, làm việc nhóm,… để thuận tiện cho phối hợp và hỗ trợ ban tổ chức trong suốt quá trình diễn ra hội nghị.
Nhân viên tại Gala Center được đào tạo chuyên nghiệp trước khi làm việc
2.5 Ẩm thực chiêu đãi
Ẩm thực cũng là một yếu tố quan trọng cần phải lưu ý. Vì hầu hết các sự kiện, hội nghị đều được tổ chức trong khoảng thời gian từ 2 tiếng trở lên, do đó, các khách mời sẽ dễ cảm thấy nhàm chán, mệt mỏi và mất tập trung nếu không được nghỉ ngơi và tiếp thêm năng lượng.
Thực đơn phục vụ cần ưu tiên sự đa dạng, phong phú và phù hợp với đại đa số khẩu vị thực khách, những món ăn nhỏ gọn, vừa đủ sẽ giúp khách mời lấy lại được sự hứng khởi, vừa không khiến họ không cảm thấy quá no.
Đầu bếp tại nhà hàng Gala Center đã có hơn 5 năm kinh nghiệm trong việc tổ chức các hội nghị lớn, nhỏ. Sở hữu nhiều mẫu thực đơn từ Á đến Âu, phù hợp với nhiều đối tượng khách mời khác nhau. Bạn có thể xây dựng theo 4 dạng menu như: buffet, set menu hay phong cách cocktail tiện lợi.
Phong cách thực đơn Cocktail nhỏ gọn sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời
3. Tham khảo ý kiến từ các khách hàng, đối tác đã sử dụng
Để thêm phần chắc chắn, bạn có thể xem qua các bài đánh giá của khách hàng trên website và các phương tiện truyền thông. Hoặc tham khảo ý kiến từ các đối tác đã từng sử dụng dịch vụ tại trung tâm hội nghị được bạn lựa chọn, để hiểu hơn về chất lượng, cách phục vụ, tổ chức sảnh hội nghị như thế nào. Điều này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quát và thực tế hơn trước khi quyết định đặt chỗ.
4. Kiểm tra và khảo sát địa điểm
Hình ảnh trên mạng chỉ mang tính chất tham khảo, vì vậy, bạn nên đến trực tiếp từng địa điểm để khảo sát kiến trúc và bàn bạc kế hoạch với ban tổ chức của nhà hàng về phong cách của sự kiện, trang trí sảnh hội nghị như thế nào, cần chuẩn bị những gì,…
Đồng thời, hãy kiểm tra hệ thống kỹ thuật, cơ sở vật chất để đảm bảo rằng chúng hoạt động tốt. Việc gặp gỡ và trao đổi sẽ giúp bạn và ban quản lý tổ chức sự kiện hiểu hơn về những nhu cầu và điều kiện của hai bên, từ đó, phối hợp vận hành ăn ý hơn trong suốt quá trình hội nghị diễn ra.
Tổng kết
Có thể thấy, việc chọn lựa địa điểm tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng, đòi hỏi người tổ chức phải cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định. Một hội nghị mang tầm cỡ quốc tế, quan trọng không thể được diễn ra trong một không gian chật hẹp và quá nhỏ. Hay các sảnh hội nghị lớn sẽ không phù hợp để tổ chức những buổi hội thảo đơn thuần, tốn chi phí không cần thiết. Mong rằng, bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm những thông tin bổ ích cho quá trình lựa chọn địa điểm cũng như sảnh hội nghị đẹp và đúng ý nhé.
>>> Xem thêm tại: Các điều cần nhớ khi chọn trung tâm hội nghị, hội thảo tại TP.HCM
