Để tổ chức nên một sự kiện hoàn chỉnh, chúng ta cần chuẩn bị nhiều yếu tố. Tuy nhiên, việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là hạng mục bắt buộc phải hoàn tất đầu tiên trước khi tiến hành những công việc khác nằm trong kế hoạch. Địa điểm là một phần quan trọng, vậy nên Riverside Palace xin chia sẻ cụ thể cách chọn địa điểm đầy đủ nhất như sau.
Để tìm kiếm địa điểm tổ chức phù hợp, bạn nên liệt kê đặc điểm, tính chất và mục đích của sự kiện mình chuẩn bị tổ chức trước khi tiến hành khảo sát địa điểm. Tiếp đến, thời gian bắt tay vào tìm kiếm địa điểm nên diễn ra từ sớm, tối thiểu là 3 tháng trước ngày diễn ra chính thức để bạn có thể chuẩn bị kế hoạch rõ ràng hơn.
Tìm kiếm một địa điểm tổ chức sự kiện sẽ mất rất nhiều thời gian, do đó bạn nên xem xét các tiêu chí sự kiện của mình bắt buộc phải có trước khi lựa chọn. Dưới đây là những tiêu chí cụ thể như sau:
Chi phí của địa điểm nên nằm trong giới hạn mà ngân sách cho phép từ ban đầu. Thông thường, giá thuê địa điểm trong những ngày thường, vào các ngày trong đầu sẽ có giá thấp hơn so với các ngày cuối tuần hoặc vào dịp lễ.
Nếu đó là sự kiện của công ty, bạn nên tìm địa điểm gần công ty. Nếu sự kiện có quy mô lớn với sự tham gia của nhiều thành phần đối tượng khách mời, hãy lựa chọn địa điểm gần trung tâm thành phố, dễ dàng đi lại. Nếu đối tượng tham gia của bạn đến từ nhiều tỉnh thành, hãy lựa chọn địa điểm gần sân bay, gần các dịch vụ di chuyển công cộng, nằm trên khu vực đường chính của thành phố. Tóm lại, địa điểm tổ chức sự kiện nên tạo điều kiện thuận lợi cho người tham gia và cả ban tổ chức trong quá trình set up, chuẩn bị.
Về mặt không gian, bạn nên chú ý tới kiến trúc tòa nhà, nội thất bên trong và cách trang trí của địa điểm có phù hợp với sự kiện của mình. Ví dụ, nếu là sự kiện triển lãm, bạn nên lựa chọn địa điểm có không gian thoáng đãng, rộng rãi. Nếu là tiệc cưới hoặc dạ tiệc cuối năm, bạn nên chọn địa điểm có tính sang trọng với kiến trúc độc đáo.
Ngoài việc tìm kiếm thông tin trên website, bạn nên đến tận nơi để xem xét các dịch vụ và tiện nghi của địa điểm có phù hợp với sự kiện của mình không. Nếu được, hãy kiểm tra trực tiếp để biết chất lượng của các dịch vụ đó như thế nào. Ví dụ như loa, mic, màn hình LED, ánh sáng, sân khấu,….
Đặc biệt, với những sự kiện có phần tiệc ăn uống, bạn xem xét thực đơn đãi tiệc kỹ càng để lựa chọn phù hợp. Đồng thời, kiểm tra các vật dụng của địa điểm cung cấp như bàn ghế, khăn trải có sạch sẽ không, nguồn nhập nguyên liệu thực phẩm các món ăn có hợp vệ sinh, đạt chất lượng.
Lựa chọn địa điểm thích hợp cần xem xét về diện tích (bao gồm diện tích đã sắp xếp bàn ghế). Bạn nên đảm bảo địa điểm dự kiến thuê có sức chứa đủ cho số lượng người tham gia sự kiện của mình.
Bên cạnh đó, quan sát lối ra vào của cửa đi, lối thoát hiểm để phòng tránh những rủi ro bất ngờ có thể xảy ra.
Địa điểm tổ chức sự kiện nên có chỗ đậu xe đủ cho cả ô tô và xe máy. Đồng thời, lối ra vào nên rộng rãi, thoải mái để tránh gây ách tắc giao thông. Lưu ý, nếu sự kiện diễn ra vào mùa mưa, bạn nên chọn địa điểm có khu giữ xe tại tầng hầm để giảm thiểu cảm giác lo lắng của người tham gia.
Việc xem xét địa hình và bố cục của địa điểm sẽ giúp bạn khảo sát được mức độ phù hợp khi diễn ra các hoạt động trong chương trình. Nếu kịch bạn có những tiết mục đòi hỏi người tham gia vận động, bạn nên chọn địa điểm có diện tích đủ rộng, không bị vướng bởi cột trụ, một phần để người tham gia cảm thấy hài lòng, vừa không che mất tầm nhìn.
Vấn đề an toàn cần được xem xét kỹ lưỡng. Địa điểm tổ chức sự kiện cần có các thiết bị an toàn như các thiết bị phòng tránh cháy nổ, cửa thoát hiểm thuận tiện, đúng quy chuẩn theo quy định của luật pháp để bảo đảm an toàn, tính mạng cho người tham gia.
Ngoài ra, mức độ an toàn còn có thể tính đến các điều khoản trong hợp đồng. Bản hợp đồng nên rõ ràng, chi tiết, dễ hiểu.
Trên đây là một số kinh nghiệm mà Riverside Palace chia sẻ tới các bạn. Hy vọng với những thông tin được gợi ý ở trên các bạn sẽ lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp nhất. Chúc các bạn thành công!
>>> Đọc thêm: Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
>>> Xem thêm: Tổ chức sự kiện tại nhà hàng tiệc cưới – trung tâm tổ chức hội nghị Riverside Palace
Trong hành trình tạo nên một buổi tiệc cưới hoàn hảo, việc hiểu rõ về chi phí và các gói…
Đám cưới là ngày quan trọng nhất của mỗi người trong đời. Đó là dịp để hai người yêu nhau…
Ngày cưới là một trong những dịp quan trọng nhất trong cuộc đời mỗi người. Để có một đám…
Lợi ích khi chọn dịch vụ tổ chức tiệc cưới Chất lượng và sự đồng nhất Với nhiều năm kinh…
Trong hành trình chuẩn bị cho ngày trọng đại của mình, mỗi cặp đôi đều ấp ủ một giấc mơ…
Gala Center Hoàng Văn Thụ là một trong những địa điểm tổ chức sự kiện nổi tiếng tại quận Tân…