Một sự kiện mang tính chất trang trọng còn được gọi là hội nghị, hội thảo. Mỗi hội nghị được tổ chức với nhiều mục đích khác nhau. Trong một hội nghị thường có nhiều khâu và hạng mục cần phải chuẩn bị để chương trình được diễn ra suôn sẻ. Nhưng để tổ chức một hội nghị thành công thực sự không dễ dàng. Hãy cùng Trung tâm hội nghị – Riverside Palace check list những mục phải thực hiện trong một qui trình xây dựng hội nghị thành công.
Xác định hình thức hội nghị
Trước nhất, để tổ chức một sự kiện thì phải xác định được hình thức rõ ràng và cụ thể. Có rất nhiều hình thức hội nghị hiện nay: hội nghị khách hàng, hội nghị tổng kết cuối năm, hội nghị ra mắt sản phẩm,… Từ tiêu chí mẫu đặt ra thì sau đó mới lên được kế hoạch chi tiết và thực hiện các bước sau dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, khi đã nắm rõ hình thức của hội nghị thì khi tổ chức hội nghị sẽ không bị lạc khỏi phần sườn định sẵn.
Xác định hình thức hội nghị
Lập một kế hoạch chi tiết
Sau khi nắm được hình thức của hội nghị thì bước tiếp theo là lập một kế hoạch chi tiết. Trong một bản kế hoạch cần vạch ra được những điều sau:
- Mục đích và mục tiêu của hội nghị
- Xác định thời gian và địa điểm
- Lên danh sách khách mời dự hội nghị
- Nội dung chính của hội nghị và thời gian dự tính
- Ngân sách dự trù cho chương trình
- Đơn vị tổ chức hội nghị
Xác định thời gian tổ chức
Tiếp theo sẽ là xác định thời gian tổ chứ hội nghị. Thời gian được chọn cần phù hợp với đối tượng tham dự, có thể khảo sát ý kiến chung để đưa ra một lựa chọn tốt nhất. Ngoài ra, cần chọn khoảng thời gian truyền thông cho hội nghị hợp lí để chương trình được diễn ra thành công. Các hoạt động truyền thông nên bắt đầu trước khi sự kiện diễn ra từ 1-2 tuần thông qua các kênh truyền thông thích hợp. Từ đó có thể thu hút và mời gọi được các khách hàng tiềm năng tới tham dự.
Xác định thời gian tổ chức
Lựa chọn trung tâm hội nghị để tổ chức
Bước chọn địa điểm tổ chức là một khâu cần phải cân nhắc kĩ lưỡng trong phần chuẩn bị. Sức chứa của hội trưởng phải đảm bảo đủ đáp ứng với quy mô và số lượng khách dự kiến. Không nên chọn nơi quá lớn hoặc quá nhỏ, điều đó sẽ ảnh hưởng tới trải nghiệm khách tham gia và tổn thất ngân sách. Ngoài ra còn phải quan tâm đến hệ thống kĩ thuật đi kèm như: máy chiếu, hệ thống âm thanh và ánh sáng, bàn ghế ngồi,… để kịp thời bổ sung vật dụng cũng như dự trù ngân sách chính xác.
Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị
Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị
Đây là một bước tối quan trọng trong qui trình tổ chức hội nghị, nhằm để tạo ấn tượng đối với khách mời. Để không gian được trang trọng và lịch sự, phù hợp với mục đích hội thảo thì cần chuẩn bị:
- Trang trí hội trường theo đúng chủ đề đặt ra
- Đảm bảo cách trang trí đầy đủ các vật dụng cần thiết tại địa điểm tổ chức: như banner, backdrop, bàn ghế, cổng chào bên ngoài,…
- Đảm bảo đầy đủ trang thiết bị âm thanh, ánh sáng cho chương trình
- In ấn tài liệu, chuẩn bị hình ảnh, video giới thiệu về công ty và sản phẩm
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm: teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi
Tiến hành hội nghị
Khi đã hoàn tất 5 bước trên thì đến bước tổ chức hội nghị. Nhằm đảm bảo hội nghị được thành công và diễn ra trơn tru thì nên đảm bảo đúng tiến độ chương trình và xử lí những tình huống phát sinh kịp thời.
Kết thúc sự kiện
Quà tặng tri ân khách mời
Sau cùng, khi kết thúc hội nghị thì doanh nghiệp nên chuẩn bị một vài món quà như một lời cảm ơn cho sự góp mặt của các khách mời. Đồng thời, thông qua đó có thể tạo sự liên kết và khảo sát mức độ hài lòng đối với hội nghị lần này.
Như vậy, chúng ta đã hoàn thành qui trình tổ chức hội nghị cơ bản nhất. Nếu như bạn không tự tin rằng mình có thể thực hiện hội nghị thành công mà không bỏ lỡ một khâu nào bên trên, thì đừng ngại liên lạc tới Riverside Palace. Tại Trung tâm hội nghị Riverside Palace có một đội ngũ tổ chức hội nghị chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm hỗ trợ bạn
