Những yếu tố quan trọng giúp tạo nên sự kiện thành công

Ngành công nghiệp tổ chức sự kiện đang phát triển trong thời gian qua, bởi ngày càng có nhiều công ty, doanh nghiệp, cá nhân cần tổ chức những sự kiện khác nhau. Để tìm hiểu về ngành nghề này, hãy cùng địa điểm tổ chức sự kiện Riverside tìm hiểu làm thế nào để bắt đầu lập kế hoạch tổ chức sự kiện nhé!

Lập kế hoạch sự kiện là gì?

Hiện nay có rất nhiều các sự kiện khác nhau như lễ kỷ niệm, hội nghị, cuộc họp, ra mắt sản phẩm, biểu diễn thời trang, ca nhạc,... Mỗi sự kiện sẽ có những tính chất khác nhau, tuy nhiên đều cần có những bước sau:

• Khảo sát và nghiên cứu về sự kiện
• Thiết kế sự kiện
• Kế hoạch di chuyển đến sự kiện
• Lập danh sách khách mời
• Sắp xếp chỗ ở cho khách mời
• Điều phối các hoạt động của nhân sự
• Giám sát sự kiện
• Đánh giá sự kiện

Nhiệm vụ chính của người lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Khảo sát và nghiên cứu

Để giảm thiểu rủi ro, bạn cần nghiên cứu thật kỹ trước khi bắt tay thực hiện sự kiện. Với những sự kiện lớn, cần thực hiện những khảo sát, phỏng vấn hoặc nghiên cứu một nhóm để đảm hiểu về những gì mà nhiều người đang quan tâm. Hãy đặt ra những câu hỏi trọng tâm và lấy ý kiến từ nhiều người khác nhau. Bởi vì đặt quá ít câu hỏi hoặc không lắng nghe đầy đủ câu trả lời của khách hàng, có thể ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện.

Bạn cũng có thể nói chuyện với những nhà tổ chức sự kiện khác, những người đã có những sự kiện tương tự như sự kiện bạn sắp thực hiện. Hoặc nếu bạn cảm thấy có thể học hỏi từ họ những kinh nghiệm để hoàn thành tốt sự kiện của mình.

Xây dựng chủ đề 

Có thể thể thấy, đây là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện. Nhiều chương trình hoành tráng, có không gian lý tưởng và được đầu tư ngân sách lớn thì chắc chắn sẽ để lại ấn tượng trong lòng khách mời. Tuy nhiên, đối với những chương trình có ngân sách hạn hẹp thì nhà tổ chức sự kiện nên làm gì? Câu trả lời chính là việc lên ý tưởng và xây dựng một chủ đề hấp dẫn.

Tìm địa điểm tổ chức sự kiện

Việc lựa chọn một địa điểm phù hợp với quy mô sự kiện là công việc rất quan trọng. Do đó, bạn cần tiến hành thực hiện việc này càng sớm càng tốt. Cần khảo sát để biết được không gian tại đó có phù hợp với những hoạt động trong sự kiện của bạn hay không? Vị trí có thuận lợi cho khách mời di chuyển đến hay không? Sự kiện càng lớn thì càng cần có nhiều thời gian chuẩn bị và địa điểm cần được xác định sớm để không gây ảnh hưởng đến những hoạt động của sự kiện.

>>> Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn tổ chức sự kiện thành công

Xây dựng kế hoạch tổ chức

Đây là lúc bạn cần đến nhiều sự hỗ trợ hơn từ nhiều người và từ địa điểm diễn ra sự kiện. Cần lên kế hoạch chi tiết về việc bố trí nhân sự cho các mảng khác nhau của sự kiện. Bạn cần có những nhân viên phục vụ sự kiện gồm việc hướng dẫn khách mời, phục vụ thức ăn, nước uống và các vật dụng cần thiết. Những vấn đề này nên nhờ sự hỗ trợ của nhân viên tại các địa điểm mà bạn đã lựa chọn. Tiếp theo là những người sẽ hỗ trợ về âm thanh, ánh sáng và các kỹ thuật cần thiết cho sự kiện. Không thể thiếu những người hỗ trợ trong việc sắp xếp phương tiện di chuyển của khách mời. 

Tổng duyệt sự kiện

Trước khi sự kiện diễn ra từ 1 - 2 ngày, bạn nên hoàn tất công tác chuẩn bị và có một buổi tổng duyệt tất cả các tiết mục, hạng mục cần thiết của chương trình. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế được những rủi ro khi sự kiện chính thức diễn ra. Đồng thời khắc phục và đưa ra những phương án giải quyết cho các sự cố diễn ra. 

Với những thông tin trên từ địa điểm tổ chức sự kiện Riverside, hy vọng sẽ giúp những người tổ chức sự kiện có thêm thông tin và những kiến thức ích lợi. Chương trình diễn ra thành công hay không sẽ phụ thuộc vào nhiều yếu tố, tuy nhiên nếu chuẩn bị cẩn thận thì chắc chắn sẽ giảm thiểu rủi ro đáng kể. Chúc bạn thành công.

Xem thêm: Địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace - Luôn ở đây cho thành công của bạn