Những yếu tố làm nên một chương trình sự kiện thành công

Sự kiện là hoạt động mà bất cứ doanh nghiệp, công ty, thương hiệu nào cũng phải chuẩn bị thực hiện ít nhiều trong năm. Hay những sự kiện cá nhân như tiệc cưới, sinh nhật cũng quan trọng không kém. Tuy nhiên, làm sao để sự kiện diễn ra thành công nhất? Những yếu tố như địa điểm tổ chức sự kiện, âm thanh ánh sáng,... có ảnh hưởng gì đến sự kiện. Ngay sau đây, chúng tôi sẽ chia sẻ cụ thể những yếu tố làm nên thành công của sự kiện. 

1. Yếu tố then chốt: Địa điểm tổ chức sự kiện

Một chương trình sự kiện được diễn ra tất hẳn phải có địa điểm để thực hiện chương trình. Tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô, số lượng người tham gia chương trình cũng như tính chất, mục đích của sự kiện mà bạn sẽ có những yêu cầu, tiêu chí khác nhau khi đi khảo sát địa điểm.

Ví dụ, nếu sự kiện hội nghị, bạn cần lựa chọn những trung tâm hội nghị, khách sạn chuẩn quốc tế 4 sao, 5 sao. Nếu tổ chức chương trình teambuilding bạn nên lựa chọn bãi biển, không gian thoáng mát và rộng rãi ở ngoài trời.

Việc lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ bao gồm nhiều tiêu chí như bãi đỗ xe, diện tích, cơ sở vật chất, trang thiết bị, hành lang, lối thoát hiểm,...

Bạn có thể xem thêm những tiêu chí khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện để có kinh nghiệm khi khảo sát, tìm kiếm nơi tổ chức. 

2. Yếu tố duy trì sự kiện: Âm thanh

Yếu tố thứ hai có vai trò không kém phần quan trọng nhằm duy trì chương trình đó là hệ thống âm thanh. Từ hệ thống loa, micro,... sẽ là những thiết bị giúp kết nối, giao tiếp và tương tác với khán giả, người tham gia sự kiện.

Trong trường hợp âm thanh bị mất trong chương trình, bạn mới hiểu được rủi ro này lớn đến nhường nào. Do đó, để khắc phục này khi tổ chức chương trình, người tổ chức phải khảo sát kỹ địa điểm, kiểm tra nguồn điện có đủ cung ứng cho sự kiện không để từ đó đưa ra quyết định chọn thuê phù hợp.

3. Yếu tố tác động trong sự kiện: Ánh sáng

Sau âm thanh, yếu tố ánh sáng sẽ đứng thứ 3 trong top các yếu tố quan trọng mà các bạn cần chú ý khi khảo sát, tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện. Bởi trong trường hợp, địa điểm đáp ứng được về mặt bằng nhưng các trang thiết bị không đủ hiện đại, đạt chất lượng để thực hiện chương trình thì bạn phải xét đến trường hợp thuê thiết bị của nhà cung ứng khác ở bên ngoài đem vào. Tình huống này thường xảy và thường thấy ở những sự kiện có quy mô lớn. 

Tuy nhiên, trong điều kiện địa điểm tổ chức sự kiện có thể đáp ứng được về cả âm thanh ánh sáng thì ban tổ chức sẽ tiết kiệm được một phần chi phí đáng kể. Chi phí vận chuyển và thuê dịch vụ sẽ giảm xuống. 

4. Yếu tố tương tác với người tham gia: Màn hình

Yếu tố ảnh hưởng tới thị giác của tất cả mọi người, kéo dài xuyên suốt khi chương trình diễn ra đó là màn hình. Với những chương trình hội nghị, bạn cần quan tâm đến máy chiếu, màn hình chiếu. Với những chương trình mang tính giải trí, bạn cần chú ý đến màn hình LED. 

Tuy vào tính chất, quy mô của chương trình để bạn có thể lên kế hoạch tổ chức chương trình, sắp xếp, bố trí sao cho hợp lý nhất. Từ loại thiết bị sử dụng trình chiếu, đến khoảng cách bố trí thiết bị màn hình đến tầm nhìn của mọi người. Tất cả những yếu tố này cần phải được khảo sát kỹ lưỡng khi tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện. 

5. Yếu tố để lại điểm nhấn: Hiệu ứng sân khấu

Cuối cùng, yếu tố góp phần làm nên một sự kiện thành công đó là hiệu ứng sân khấu. Nếu sân khấu là bức tranh chính nhằm tập trung sự chú ý của mọi người thì hiệu ứng sân khấu như những màu sắc làm nên bức tranh hoàn thiện.

Những thiết bị thuộc hiệu ứng sân khẩu bạn cần kiểm tra khi khảo sát địa điểm đó là máy khói lạnh, đèn nháy,....

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về những yếu tố làm nên thành công cho sự kiện. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn sẽ lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, cùng với những tiêu chí khác. Chúc bạn thành công!

>>> Xem thêm: Địa điểm tổ chức sự kiện uy tín tại TPHCM