Những điều cần lưu ý khi lựa chọn trung tâm hội nghị

Các sự kiện quan trọng đối với một doanh nghiệp chính là những buổi hội nghị. Sẽ phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố để có thể tổ chức chương trình hội nghị khách hàng thành công, trong đó việc lựa chọn trung tâm hội nghị chiếm vai trò rất quan trọng. Doanh nghiệp sẽ giảm thiểu được những rủi ro, và những vấn đề phát sinh nếu lựa chọn được một trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Vậy cần lưu ý những gì khi lựa chọn các địa điểm này?

Vị trí của trung tâm tổ chức hội nghị phù hợp với khách mời

Một điểm cộng trong việc thu hút nhiều người tham dự chương trình chính là việc lựa chọn được một trung tâm hội nghị đáp ứng được nhu cầu đi lại của khách hàng cũng như đối tác. Tốt nhất bạn nên xem xét các địa điểm tổ chức chương trình thuận lợi cho việc đi lại.

Địa điểm tổ chức hội nghị 

Tránh việc chọn những địa điểm quá xa thành phố hay nằm trên đoạn đường hay bị tắc nghẽn giao thông. Điều này sẽ làm cho khách hàng khó chịu và có thể ảnh hưởng đến sự chậm trễ cho chương trình.

Giá cả

Khi doanh nghiệp đưa ra một đề xuất nào đó thì chi phí là điều quan trọng trước khi đưa ra quyết định họ phải xem xét liệu có phù hợp hay không. Tuy nhiên, vì nó khó có thể toát lên sự sang trọng và quy mô doanh nghiệp của bạn nên không thể lựa chọn nơi tổ chức nhỏ.

Bạn hãy xem xét và khảo sát mức giá của những trung tâm lớn, bên cạnh đó bạn cũng có thể ngã giá hay xem các dịch vụ đi kèm của trung tâm hội nghị đó liệu có phù hợp với chương trình của bạn hay không.

Các dịch vụ đi kèm của trung tâm hội nghị

Dịch vụ đi kèm sẽ góp phần làm tăng thêm sự hài lòng đối với khách mời đến tham dự. Các dịch vụ mà bạn nên quan tâm như trang trí, thực đơn, quà tặng, âm thanh ánh sáng,…

Trung tâm tổ chức hội nghị 

Để chương trình hội nghị của bạn đặc sắc và thành công tốt đẹp thì tất cả những yếu tố này sẽ là chất xúc tác. Hơn thế nữa, nó sẽ tạo cảm giác gần gũi và thoải mái cho người tham dự.

Bạn cũng có thể lựa chọn từng phong cách món ăn sao cho phù hợp với từng đối tượng khách mời. Để thể hiện thiện chí và sự tôn trọng với khách mời của mình, có thể phong cách châu Â, châu Á, hoặc Á-Âu kết hợp.

Không gian phù hợp với số lượng khách mời

Bạn nên lựa chọn các không gian phù hợp tuỳ vào quy mô của chương trình hội nghị hay số lượng khách mời. Để khách mời thoải mái nhất khi tham gia chương trình, bạn nên lựa chọn những không gian rộng, thoải mái, có lối đi rộng. Bên cạnh đó, bạn cũng nên khảo sát và lựa chọn cách bày trí bàn ghế sao cho phù hợp với tính chất của chương trình.

Phong cách trang trí cũng là yêu cầu thiết yếu để không gian thêm phần sang trọng và đẳng cấp. Cách trang trí hoa, đèn, banner, ly, đĩa,… cũng đều phải sắp xếp thật chỉn chu và hoàn hảo.

Lựa chọn không gian phù hợp 

Sự chuyên nghiệp của nhân viên phục vụ

Bạn nên lựa chọn các trung tâm chuyên tổ chức chương trình hội nghị để gây ấn tượng mạnh mẽ tới khách hàng và đối tác. Bởi lẽ, một yếu tố quyết định đến sự hài lòng của khách mời và sự thành công của chương trình chính là thái độ phục vụ và làm việc của nhân viên.

Bạn cũng nên có yêu cầu về tác phong, đồng phục đối với nhân viên đồng phục. Từ dàn âm thanh, ánh sáng đến cách giải quyết tình huống, cách chạy chương trình phải thật khéo léo và tinh tế nên lựa chọn đội ngũ nhân viên tổ chức chương trình cần chuyên nghiệp.

Đằng sau một chương trình thành công rực rỡ là cả một quá trình chuẩn bị và tổ chức. Khi một doanh nghiệp tổ chức một chương trình hội nghị, để cùng hợp tác và mang đến kết quả tốt đẹp sau khi chương trình kết thúc thì khách hàng cần chỉn chu từ việc lên ý tưởng đến việc lựa chọn trung tâm hội nghị uy tín. Một chương trình thành công sẽ để lại dấu ấn tốt đẹp đối với khách hàng và đối tác để từ đó có cơ hội thu hút khách hàng cho doanh nghiệp. Chính vì thế hãy lựa chọn trung tâm hội nghị chuyên nghiệp.