Những câu hỏi cần biết trước khi tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là hạng mục quan trọng cần thực hiện đầu tiên khi tổ chức bắt cứ chương trình nào. Việc tìm kiếm được địa điểm từ sớm sẽ thuận tiện cho những công việc chuẩn bị liên quan khác. Để giúp các bạn khảo sát và lựa chọn địa điểm phù hợp, dưới đây là những câu hỏi mà Riverside Palace chia sẻ để giúp các bạn nhanh chóng chọn được địa điểm như ý.

1. Thông tin địa điểm

Địa chỉ, email, số điện thoại liên hệ của người phụ trách quản lý cho thuê địa điểm.
Kiểm tra lại xem thời điểm tổ chức sự kiện của bạn, địa điểm dự kiến chọn thuê có còn chỗ thuê không.

2. Vị trí của địa điểm

Vị trí địa lý có giao thông di chuyển thuận lợi không?
Địa điểm có nằm gần trung tâm thành phố, gần các dịch vụ công công không?
Để thi công, sắp xếp tại địa điểm cần chuẩn bị những gì?

Kích thước cầu thang, hành lang, thang máy có đủ rộng để vận chuyển đồ đạc.
Bãi đỗ xe có sức chứa đủ cho cả ô tô và xe máy.
Địa điểm tổ chức sự kiện nằm với các dịch vụ lưu trú, ăn uống để thuận lợi cho khách mời khi chương trình diễn ra trong nhiều ngày.

3. Yếu tố bên ngoài địa điểm

Thiết kế cấu trúc tòa nhà của địa điểm có phù hợp với sự kiện?
Khu vực khác ngoài sảnh chính để tổ chức chương trình như thế nào? (Nhà vệ sinh có sạch sẽ, tiện nghi....)
Điểm độc đáo của địa điểm khi vừa nhìn vào.

4. Khu vực bên trong địa điểm

Những layout tổng thể, bố cục từng khu vực, từ hình thức, màu sắc đến chức năng có phù hợp với sự kiện không?
Kiểm tra chiều cao, diện tích căn phòng?
Những thiết bị có sẵn trong căn phòng ảnh hưởng gì đến quá trình set up, thực hiện chương trình không?
Sức chứa tối đa của địa điểm (tính kèm cả bàn ghế)
Số cột trụ có làm mất tầm nhìn của khách mời không?

Cơ sở vật chất có chất lượng, phục vụ đáp ứng được cho sự kiện (Hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu, bàn ghế, nguồn điện, máy trình chiếu, màn hình LED,...)
Địa điểm có chỗ lưu trú cho bên tổ chức sự kiện không?

5. Những hoạt động tại địa điểm

Được phép mang đồ ăn vào sự kiện không?
Sự kiện cho phép âm thanh tiếng ồn trong phạm vi bao nhiêu?

6. Dịch vụ nhà hàng

Loại tiệc có khả năng phục vụ có phù hợp với sự kiện?
Loại thức ăn, đồ uống được phục vụ có đảm bảo an toàn thực phẩm?
Khu vực bếp có đảm bảo tiêu chuẩn không?
Vị trí bếp với phòng tổ chức sự kiện cách nhau bao nhiêu?
Phục vụ tối đa bao nhiêu suất ăn cùng lúc?
Địa điểm có những dịch vụ riêng nào phục vụ cho khách?

7. Khu vực ngoài trời

Không gian ngoài trời (mặt sân có bằng phẳng không? nếu là sân cỏ thì mức độ cỏ như thế nào?)
Sức chứa bao nhiêu?
Có sẵn dù che, bạt phủ không?
Hệ thống điện nước có thuận lợi không?

8. Chi phí của địa điểm

Phí thuê địa điểm trong thời gian diễn ra sự kiện và chuẩn bị sự kiện
Phí vượt thời gian khi chương trình diễn ra quá giờ?
Dịch vụ phục vụ kèm theo tính phí (gửi xe, nhân viên phục vụ…)
Phí hoa hồng bao nhiêu?
Chi phí tối thiểu chưa bao gồm VAT?

9. Thông tin bổ sung

Tìm hiểu xem vào thời gian cao điểm hoặc những ngày đặc biệt mà khó thuê được địa điểm.
Có những địa điểm có sẵn các nhà cung cấp về âm thanh và ánh sáng, phục vụ ăn uống, giải trí. Có thể hỏi nếu bạn chưa biết liên hệ ở đâu.
Hỏi thêm về những thay đổi có thể được cải tạo trong tương lai của địa điểm (mở rộng quy mô, trang trí phong cách khác …. )

Trên đây là những câu hỏi cần thiết bạn cần nắm khi khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện. Hy vọng với những chia sẻ ở trên sẽ giúp ích cho các bạn. Chúc bạn sớm tìm được địa điểm phù hợp với sự kiện của mình.

>>>> Xem thêm: Kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công