Hội thảo là một loại sự kiện có tính chất quan trọng và trang nghiêm hơn những loại sự kiện khác. Chính vì thế các bước chuẩn bị cũng như địa điểm tổ chức sự kiện cần phải kỹ càng và có sự phù hợp cao. Để tổ chức một sự kiện hội thảo thành công, bạn cần chuẩn bị các bước được chia sẻ trong bài viết dưới đây.
Những bước chuẩn bị cho sự kiện hội thảo chuyên nghiệp
Đây là bước quan trọng đầu tiên bạn cần phải xác định rõ ràng trước khi đi sâu vào các bước chuẩn bị khác. Việc xác định rõ ràng chủ đề sẽ khiến bạn dễ dàng hình dung được số lượng khách mời nên là bao nhiêu, cách bày trí, địa điểm tổ chức ở đâu sẽ phù hợp, diễn giả, nội dung chia sẻ,….
Bước này sẽ phụ thuộc vào việc bạn tổ chức hội thảo cấp trường, cấp công ty hay nội bộ thì bạn chỉ cần có quyết định ký của bạn giám hiệu hoặc ban giám đốc công ty. Còn nếu là những buổi hội thảo mang tính cấp quận, cấp quốc gia thì bạn cần xin giấy phép với các cơ quan có thẩm quyền.
Việc xin giấy phép sẽ giúp buổi hội thảo được diễn ra đúng quy trình, suôn sẻ hơn và tránh những trường hợp không mong muốn xảy ra.
Đặc thù chính của các sự kiện hội thảo, hội nghị là quá trình thảo luận, họp hội thống nhất một số vấn đề hoặc những buổi huấn luyện, chia sẻ các kiến thức chuyên ngành. Chính vì thế bạn cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho đúng số người sẽ tham gia để tất cả mọi người có thể nắm bắt kịp các thông tin được chia sẻ hoặc nội dung sẽ thảo luận.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là bước rất quan trọng
Đây là một bước cực kỳ quan trọng, là một trong những yếu tố góp phần thành công cho buổi hội thảo của bạn. Địa điểm được lựa chọn phải dựa vào số người tham gia, tính chất và các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi hội thảo. Từ đó, bạn sẽ lựa chọn được địa điểm có trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho buổi hội thảo như là, máy chiếu, micro, bàn ghế, bảng viết nếu cần thiết,…
Với địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm được chia thành một số địa điểm đặc trưng như:
Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo
Trước khi diễn ra buổi hội thảo thì người nắm giữ nội dung và hiểu về tính chất buổi hội thảo nhất cần có buổi làm việc trước với người có vai trò dẫn dắt chương trình. Người chủ trì buổi hội thảo có vai trò rất quan trọng vì họ sẽ dẫn dắt buổi hội thảo được diễn ra logic và hợp lý nhất.
Các buổi làm việc chủ yếu để nói rõ cho người dẫn dắt chương trình biết nội dung chương trình ra sao và họ cần dẫn dắt với giọng văn và điều phối không khí như thế nào là phù hợp nhất.
Bạn cần có kế hoạch truyền thông cho hội thảo ít nhất 1 tháng trước ngày diễn ra hội thảo để mọi người có thể biết đến và sắp xếp thời gian tham gia nếu họ có hứng thú. Diễn giả cũng sẽ là hình thức khá tốt trong việc truyền thông sự kiện, chính vì thế bạn cũng nên cân nhắc nhiều sự lựa chọn sáng giá cho diễn giả.
Phía trên đây là các bước quan trong để bạn có thể tổ chức một buổi hội thảo, hội nghị thành công, lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, thời gian nên truyền thông cho sự kiện,… Chúc hội thảo sắp tới của bạn được diễn ra thành công!
Xem thêm: Lưu ý khi thuê các địa điểm tổ chức sự kiện
Trong hành trình tạo nên một buổi tiệc cưới hoàn hảo, việc hiểu rõ về chi phí và các gói…
Đám cưới là ngày quan trọng nhất của mỗi người trong đời. Đó là dịp để hai người yêu nhau…
Ngày cưới là một trong những dịp quan trọng nhất trong cuộc đời mỗi người. Để có một đám…
Lợi ích khi chọn dịch vụ tổ chức tiệc cưới Chất lượng và sự đồng nhất Với nhiều năm kinh…
Trong hành trình chuẩn bị cho ngày trọng đại của mình, mỗi cặp đôi đều ấp ủ một giấc mơ…
Gala Center Hoàng Văn Thụ là một trong những địa điểm tổ chức sự kiện nổi tiếng tại quận Tân…