Nắm rõ 5 bước trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng

Tổ chức hội nghị khách hàng luôn được xem là một sự kiện quan trọng đối với các doanh nghiệp, công ty. Sự kiện này nhằm mục đích tri ân khách hàng đồng thời tăng cường mối quan hệ hợp tác lâu dài giữa hai bên. Hiểu được tầm quan trọng của hội nghị khách hàng, trung tâm hội nghị - Riverside Palace sẽ chia sẻ 5 bước trong quy trình tổ chức hội nghị để doanh nghiệp có thể tổ chức một buổi hội nghị thật thành công. Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây nhé!

5 bước trong quy trình hội nghị khách hàng

1. Lập danh sách khách mời tham dự hội nghị

Trong tất cả sự kiện, khách mời là đối tượng mục tiêu của chương trình. Vì vậy lên danh sách khách mời là việc nên thực hiện đầu tiên.  Bạn cần phải xác định sẽ mời những đối tượng khách mời nào đến tham dự buổi hội nghị khách hàng của mình. Bên cạnh những khách mời chính như các nhà phân phối, đại lý, đối tác kinh doanh thì bạn cũng nên mời thêm giới truyền thông báo, báo chí đến tham dự để quảng bá hình ảnh thương hiệu. 

Lập danh sách khách mời đến tham dự hội nghị 

Xác định đối tượng phù hợp, lên danh sách khách mời cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng tốt nhất, đồng thời có được kế hoạch tiếp đón khách mời thật chu đáo, trọn vẹn. 

2. Lên kế hoạch tổ chức buổi hội nghị

Việc lên kế hoạch để tổ chức hội nghị là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý. Đây được xem là lộ trình để sự kiện được diễn ra thuận lợi và thành công.

Bạn cần xác định thời gian tổ chức hội nghị để đảm bảo phù hợp với số đông khách mời tham dự sự kiện, nên tổ chức vào các buổi chiều trong tuần, bắt đầu sau 17h, nếu được hãy ưu tiên vào các ngày cuối tuần.

Chủ đề là trọng tâm xuyên suốt của sự kiện. Tất cả mọi thứ trong chương trình hội nghị: thiệp mời, quà tặng, thư cảm ơn, sân khấu, backdrop,.. cần được thiết kế xây dựng xoay quanh chủ đề chính để tạo sự ấn tượng và để lại nhiều dấu ấn hơn. Hạn chế lặp lại các ý tưởng, tránh gây cảm giác nhàm chán cho khách mời.

Lên kế hoạch tổ chức chi tiết, cụ thể cho buổi hội nghị 

Lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô sự kiện của bạn. Địa điểm tổ chức hội nghị thường diễn ra ở khách sạn, trung tâm hội nghị hay tại phòng hội thảo. Dù là tổ chức ở đâu thì doanh nghiệp cũng cần đảm bảo những yếu tố sau: địa điểm dễ dàng tìm kiếm, giao thông di chuyển thuận tiện,  trang thiết bị được đầu tư hiện đại và tiên tiến. 

3. Xác định ngân sách hội nghị 

Việc hoạch định ngân sách tổ chức cụ thể, chi tiết là một việc cần làm không tổ chức hội nghị. Thông qua mục đích của hội nghị và số lượng khách mời, bạn cần cân nhắc tính toán ngân sách sao cho hợp lý và phù hợp nhất để đảm bảo hiệu quả của sự kiện hội nghị đạt được cao hơn ngân sách đã chi. Tránh tình trạng hao hụt ngân sách, ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp. 

Xác đinh ngân sách tổ chức

4. Triển khai kế hoạch và phân chia công việc

• Bạn cần phải phân công công việc rõ ràng, cụ thể cho từng cá nhân
• Lập bảng kế hoạch để thường xuyên theo dõi, kiểm tra tiến độ công việc
• Thành lập và phân công công việc cho các nhóm phụ trách từng công việc riêng

5. Tổ chức sự kiện hội nghị 

Chương trình hội nghị sẽ bao gồm hạng mục sau:

• Đón khách: Đây là một khâu quan trọng của hội nghị bởi nó không chỉ mang tính chất tôn trọng khách mời mà còn thể hiện sự đẳng cấp của doanh nghiệp. Do đó, bạn cần trao đổi với nhóm lễ tân để thực hiện nghi thức tạo được ấn tượng và chuyên nghiệp nhất. 
• Hướng dẫn khách mời vào đúng chỗ ngồi của mình sắp xếp và bố trí vị trí sao cho không gian hội trường không bị trống và rời rạc
• Phần lễ sự kiện hội nghị bao gồm phần phát biểu của lãnh đạo doanh nghiệp, trao quà tri ân khách hàng. Để thay đổi không khí và tạo sự thu hút cho buổi hội nghị cần bố trí các tiết mục văn nghệ đan xen nhau.
• Phần tiệc: Tuỳ vào ngân sách doanh nghiệp có thể lựa chọn những món ăn ngon, phù hợp với khẩu vị khách mời 

Bài viết trên đây của trung tâm hội nghị - Riverside đã chia sẻ 5 bước trong quy trình tổ chức hội nghị khách hàng. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp có thể tổ chức một buổi hội nghị thật thành công và trọn vẹn nhất!