Hội nghị là một trong những loại hình sự kiện được diễn ra nhiều lần trong một năm. Đặc biệt, tại những công ty có quy mô lớn thì đây là nhiệm vụ quan trọng của ban tổ chức. Để giúp bạn mang đến sự thành công trong việc tổ chức, trung tâm hội nghị Riverside Palace – địa điểm tổ chức sự kiện uy tín tại TP. HCM đã có một số lưu ý như sau:
Sự kiện hội nghị hoặc hội thảo đều là những cơ hội để các tập đoàn, doanh nghiệp và công ty cùng nhau đối thoại, tìm kiếm thêm ý kiến từ nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng. Để từ đó thiết lập mối quan hệ với khách hàng thân quen và tìm kiếm thêm những khách hàng mới.
Tuy nhiên, mục đích chính của mỗi sự kiện vẫn là tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp, có sự gặp gỡ và giao lưu với các đối tác, nhà đầu tư nhằm xây dựng hình ảnh thương hiệu của công ty.
Vì vậy, để tổ chức buổi nghị thành công mĩ mãn, bạn nên chú ý bởi một số lưu ý cụ thể sau đây.
Trước hết, hãy chú ý đến đối tượng tham gia làm nền tảng. Phần lớn, chương trình hội nghị là sự kiện có sự góp mặt của ban lãnh đạo, quản lý đến từ các công ty hoặc những doanh nghiệp. Do đó, việc chọn lựa thời gian cũng hết sức phải tinh tế, để đảm bảo sự tham gia đầy đủ của mọi người.
Thời gian tổ chức hợp lý lúc này bạn nên lựa chọn đó là các buổi cuối tuần. Với khoảng thời gian này, mọi người sẽ trống lịch họp hành, gặp gỡ và kí kết hợp đồng nên sẽ có nhiều thời gian để đi dự hội thảo. Đặc biệt, bạn nên ưu tiên chọn những khung giờ khoảng giữa buổi sáng trở đi để tránh khỏi trường hợp mọi người dậy trễ, tới muộn.
Nếu hội nghị diễn ra trong khoảng từ 2 – 3 tiếng thì bạn nên nên chọn tổ chức từ 14 giờ – 17 giờ.
Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện để lựa chọn trung tâm hội nghị phù hợp. Các yếu tố bạn nên chú ý khi khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức đó là:
Kịch bản chương trình, chủ đề bàn luận chính là nội dung chính của buổi hội nghị. Đầu tư kỹ lưỡng là lời khuyên mà chúng tôi muốn nhắc nhở bạn để tạo nên những kết quả tốt, thông điệp truyền tải rõ ràng nhất và dễ dàng ghi nhớ nhất.
Vì vậy, khi xây dựng kịch bản chương trình, bạn nên tập trung vào tính logic, có ít nhất một điểm nhấn để khiến mọi người lưu động lại về tham gia sự kiện của công ty.
Tổ chức một chương trình hội nghị mang quy mô chuyên nghiệp cần có một đội ngũ chuyên nghiệp. Vì vậy, bạn cần thiết lập một kế hoạch điều phối công việc cụ thể cho những thành viên, chi tiết từng hạng mục và thời gian phải làm để tất cả mọi người thực hiện và dễ dàng theo dõi.
Trong buổi hội nghị sẽ không thể những công việc như:
Trước khi gửi thư mời cần thống kê số lượng khách mời, khách hàng cụ thể, bao gồm những ai có thể tham dự. Thư mời cần được gửi trước sự kiện từ 4 đến 7 ngày và trong nội dung cần ghi rõ nội dung, địa điểm chi tiết.
Cuối cùng, thử nghiệm và “làm nháp” là những lần tập duyệt, “chạy” thử chương trình để kiểm tra những sai sót và kịp thời chỉnh sửa và bổ sung. Buổi diễn ra thử nên thực hiện trước khi hội nghị chính thức diễn ra từ 1 – 2 ngày (nếu có quay phim, ghi hình). Những công việc cần làm như:
Trên đây là một số lưu ý mà trung tâm hội nghị Riverside Palace đã chia sẻ. Hy vọng với những thông tin được gợi ý ở trên sẽ giúp bạn bỏ túi những kinh nghiệm khi làm nghề. Từ đó tổ chức nên những chương trình hội nghị thành công cho công ty của mình. Chân thành cảm ơn bạn đã đón đọc.
>>> Xem thêm: Lựa chọn dịch vụ hội nghị uy tín ở TP. HCM
>>> 5 lý do nên chọn trung tâm Riverside Palace làm nơi tổ chức sự kiện
Trong hành trình tạo nên một buổi tiệc cưới hoàn hảo, việc hiểu rõ về chi phí và các gói…
Đám cưới là ngày quan trọng nhất của mỗi người trong đời. Đó là dịp để hai người yêu nhau…
Ngày cưới là một trong những dịp quan trọng nhất trong cuộc đời mỗi người. Để có một đám…
Lợi ích khi chọn dịch vụ tổ chức tiệc cưới Chất lượng và sự đồng nhất Với nhiều năm kinh…
Trong hành trình chuẩn bị cho ngày trọng đại của mình, mỗi cặp đôi đều ấp ủ một giấc mơ…
Gala Center Hoàng Văn Thụ là một trong những địa điểm tổ chức sự kiện nổi tiếng tại quận Tân…