Một số lưu ý khi tổ chức hội nghị dành cho các công ty

Hội nghị là một trong những loại hình sự kiện được diễn ra nhiều lần trong một năm. Đặc biệt, tại những công ty có quy mô lớn thì đây là nhiệm vụ quan trọng của ban tổ chức. Để giúp bạn mang đến sự thành công trong việc tổ chức, trung tâm hội nghị Riverside Palace - địa điểm tổ chức sự kiện uy tín tại TP. HCM đã có một số lưu ý như sau:

Sự kiện hội nghị hoặc hội thảo đều là những cơ hội để các tập đoàn, doanh nghiệp và công ty cùng nhau đối thoại, tìm kiếm thêm ý kiến từ nhà đầu tư, khách hàng tiềm năng. Để từ đó thiết lập mối quan hệ với khách hàng thân quen và tìm kiếm thêm những khách hàng mới.

Tuy nhiên, mục đích chính của mỗi sự kiện vẫn là tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa các doanh nghiệp, có sự gặp gỡ và giao lưu với các đối tác, nhà đầu tư nhằm xây dựng hình ảnh thương hiệu của công ty.

Vì vậy, để tổ chức buổi nghị thành công mĩ mãn, bạn nên chú ý bởi một số lưu ý cụ thể sau đây.

Chốt thời gian tổ chức buổi hội nghị

Trước hết, hãy chú ý đến đối tượng tham gia làm nền tảng. Phần lớn, chương trình hội nghị là sự kiện có sự góp mặt của ban lãnh đạo, quản lý đến từ các công ty hoặc những doanh nghiệp. Do đó, việc chọn lựa thời gian cũng hết sức phải tinh tế, để đảm bảo sự tham gia đầy đủ của mọi người.

Thời gian tổ chức hợp lý lúc này bạn nên lựa chọn đó là các buổi cuối tuần. Với khoảng thời gian này, mọi người sẽ trống lịch họp hành, gặp gỡ và kí kết hợp đồng nên sẽ có nhiều thời gian để đi dự hội thảo. Đặc biệt, bạn nên ưu tiên chọn những khung giờ khoảng giữa buổi sáng trở đi để tránh khỏi trường hợp mọi người dậy trễ, tới muộn.

Nếu hội nghị diễn ra trong khoảng từ 2 - 3 tiếng thì bạn nên nên chọn tổ chức từ 14 giờ - 17 giờ.

Quyết định địa điểm tổ chức sự kiện

Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện để lựa chọn trung tâm hội nghị phù hợp. Các yếu tố bạn nên chú ý khi khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức đó là:

Vị trí thuận tiện, giao thông đi lại dễ dàng
Các dịch vụ đi kèm như loa mic, máy chiều, sân khấu
Diện tích sảnh trong và ngoài, sức chứa tối đa
Bãi đỗ xe
Trang thiết bị, cơ sở vật chất còn mới, tiện nghi, hiện đại.

Xây dựng kịch bản chương trình

Kịch bản chương trình, chủ đề bàn luận chính là nội dung chính của buổi hội nghị. Đầu tư kỹ lưỡng là lời khuyên mà chúng tôi muốn nhắc nhở bạn để tạo nên những kết quả tốt, thông điệp truyền tải rõ ràng nhất và dễ dàng ghi nhớ nhất.

Vì vậy, khi xây dựng kịch bản chương trình, bạn nên tập trung vào tính logic, có ít nhất một điểm nhấn để khiến mọi người lưu động lại về tham gia sự kiện của công ty.

Lập kế hoạch điều phối công việc

Tổ chức một chương trình hội nghị mang quy mô chuyên nghiệp cần có một đội ngũ chuyên nghiệp. Vì vậy, bạn cần thiết lập một kế hoạch điều phối công việc cụ thể cho những thành viên, chi tiết từng hạng mục và thời gian phải làm để tất cả mọi người thực hiện và dễ dàng theo dõi.

Trong buổi hội nghị sẽ không thể những công việc như:

Phụ trách thư mời, gửi thư mời đến tay khách hàng.
Setup hội trường, chuẩn bị quà tặng, phương tiện giao thông.
Tiếp, đón khách, đưa khách vào hội trường, hướng dẫn ổn định chỗ ngồi cho khách hàng.

Trước khi gửi thư mời cần thống kê số lượng khách mời, khách hàng cụ thể, bao gồm những ai có thể tham dự. Thư mời cần được gửi trước sự kiện từ 4 đến 7 ngày và trong nội dung cần ghi rõ nội dung, địa điểm chi tiết.

Setup và "chạy" thử chương trình

Cuối cùng, thử nghiệm và "làm nháp" là những lần tập duyệt, "chạy" thử chương trình để kiểm tra những sai sót và kịp thời chỉnh sửa và bổ sung. Buổi diễn ra thử nên thực hiện trước khi hội nghị chính thức diễn ra từ 1 - 2 ngày (nếu có quay phim, ghi hình). Những công việc cần làm như:

Bố trí vị trí cửa ra vào.
Treo khẩu hiệu chào mừng.
Đặt sẵn bản chỉ dẫn khách mời để đi lại dễ dàng.
Trưng bày sản phẩm của công ty, doanh nghiệp.
Treo slogan, khẩu hiệu chính lên sân khấu.
Treo logo của công ty, doanh nghiệp..

Trên đây là một số lưu ý mà trung tâm hội nghị Riverside Palace đã chia sẻ. Hy vọng với những thông tin được gợi ý ở trên sẽ giúp bạn bỏ túi những kinh nghiệm khi làm nghề. Từ đó tổ chức nên những chương trình hội nghị thành công cho công ty của mình. Chân thành cảm ơn bạn đã đón đọc.

>>> Xem thêm: Lựa chọn dịch vụ hội nghị uy tín ở TP. HCM

>>> 5 lý do nên chọn trung tâm Riverside Palace làm nơi tổ chức sự kiện