Lưu ý quan trọng khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những thành phần quan trọng làm nên thành công của sự kiện. Do đó, trong quá trình khảo sát địa điểm, bạn cần cân nhắc những yếu tố sau để xem xét độ phù hợp và quyết định lựa chọn. Dưới đây là một số gợi ý của nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace.

Vị trí địa lý thuận lợi

Địa điểm tổ chức sự kiện đáp ứng được nhu cầu của người tham gia, đó là vị trí địa lý thuận tiện, dễ dàng tìm kiếm và di chuyển, đi lại. Quan trọng hơn, nếu sự kiện của bạn mang tính quy mô lớn, số lượng người tham gia cao thì yếu tố địa điểm nằm ở đâu sẽ có tác động không nhỏ đến phần đông người tham gia. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có vị trí thuận tiện

Do đó, lựa chọn thích hợp lúc này là những trung tâm tổ chức sự kiện nằm ở trong thành phố, vị trí trung tâm. Đáng chú ý hơn, nếu sự kiện của bạn diễn ra trong nhiều ngày thì việc tìm địa điểm ở gần những nơi có dịch vụ lưu trú và ăn uống là cần thiết. 

Các dịch vụ ăn uống xung quanh

Khi sự kiện của bạn diễn ra, không bao gồm tiệc ăn uống cho người tham gia thì việc chọn địa điểm tổ chức gần với các nhà hàng khá quan trọng. Điều này vừa có thể đáp ứng nhu cầu của người tham gia, vừa đảm bảo yếu tố đúng giờ cho chương trình khi giờ nghỉ giải lao kết thúc. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có dịch vụ nhà hàng xung quanh

Để có sự lựa chọn tốt nhất, bạn nên tham khảo ít nhất hai nơi và đừng quên nhắc bên cho thuê địa điểm về quy mô sự kiện của mình để họ có sự tư vấn, giới thiệu sảnh thích hợp và đặc biệt có chiết khấu hoặc ưu đãi khi bạn đặt số bàn tiệc lớn, thời gian kéo dài sự kiện dài.

Có không gian tổ chức thoáng mát

Lưu ý dành cho bạn khi sự kiện có số lượng khách mời đông, hãy cố gắng tìm địa điểm tổ chức có không gian thoáng mát, đủ lớn để chương trình diễn ra được chất lượng. Đặc biệt, những sự kiện hội nghị hoặc hội thảo bạn lại phải chú trọng tới cách tổ chức theo đúng tiêu chuẩn hơn. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có không gian thoáng mát

Trong quá trình khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện, bạn nên lưu lại những nơi có thể dự trù cho "kế hoạch B" nhằm quản lý được rủi ro trong quá trình thực hiện chương trình. 

Cung cấp những dịch vụ đi kèm

Ngoài trang bị những thiết bị cơ bản trong tổ chức sự kiện như âm thanh, ánh sáng, internet, máy chiếu, màn hình,....thì những dịch vụ đi kèm theo đó cũng rất đáng để bạn lưu tâm. Đó có thể tiệc ăn nhẹ trong thời gian giải lao, đồ uống giải khát hay những vấn đề về nhân viên phục vụ.,...

Việc hỏi rõ giữa thỏa thuận từng hạng mục đi kèm là khâu quan trọng bạn nên lưu tâm để tránh những trường hợp tranh cãi, không rõ ràng về sau. 

>>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín tại TPHCM tại đây.

Chi phí phù hợp

Việc thuê địa điểm trong thời điểm cuối tuần hoặc vào những ngày lễ sẽ có mức giá cao hơn. Do đó, trong quá trình khảo sát địa điểm, bạn nên cân nhắc vấn đề về chi phí chính và những khoản chi phí phụ xem bên nào có được quyết định thích hợp với mình nhất, đồng thời mang lại sự hài lòng cao nhất cho người tham gia. 

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có chi phí phù hợp

Đảm bảo mức độ an toàn

Cuối cùng, trong quá trình "chạy" chương trình sẽ không tránh khỏi những vấn đề khách quan xảy ra. Vì vậy, kiểm tra xem công tác phòng cháy chữa cháy của tòa nhà và những vật dụng liên quan có đầy đủ không trước khi đưa ra quyết định. Ví dụ như lối thoát hiểm, cách sơ tán khi có trường hợp khẩn cấp xảy ra.

Trên đây là những chia sẻ của trung tâm hội nghị - tiệc cưới Riverside Palace về những lưu ý khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Hy vọng rằng những thông tin trên sẽ hữu ích và giúp đỡ bạn chọn được địa điểm thành công.