Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cần chú ý những gì?

Mỗi sự kiện diễn ra thì nhà tổ chức cần cân nhắc đến rất nhiều yếu tố, và lựa chọn một địa điểm phù hợp về quy mô, số lượng khách hàng, vị trí, các dịch vụ tiện ích là một trong những yếu tố không thể lưu ý. Hãy cùng Riverside Palace tìm hiểu về những điều cần chú ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện để có một địa điểm thật phù hợp và hoàn hảo nhé!

Vị trí địa lý phải phù hợp với các  khách mời tham gia sự kiện

Đầu tiên cần phải khảo sát xem trung tâm tổ chức sự kiện có thuận tiện cho việc di chuyển hay không. Việc lựa chọn địa điểm ở trung tâm thành phố có thể là lý tưởng nhất, tuy nhiên đây không phải là sự lựa chọn duy nhất, nhưng bạn cần phải đảm bảo rằng vị trí đó gần các bến xe hay sân bay và chúng cần nằm ở những tuyến đường thuận lợi cho việc di chuyển của khách mời.

Bên cạnh đó cần chuẩn bị khách sạn hay resort để có thể bố trí chỗ lưu trú cho những khách ở xa nếu sự kiện được tổ chức trong thời gian dài, nhiều ngày.

Không gian tổ chức phù hợp và có thể đáp ứng các yêu cầu của sự kiện

Với sự kiện có quy mô lớn, số lượng khách mời đông thì cần phải tìm một địa điểm có không gian đủ rộng để khách hàng có thể cảm thấy thoải mái nhất và thuận tiện cho việc tổ chức sự kiện được diễn ra thành công nhất. Nên khảo sát các khu vực có liên quan đến đến tổ chức sự kiện từ sảnh tiệc, sảnh đón khách, khu vực hành lang cho đến nhà vệ sinh để có thể lựa chọn một không gian phù hợp và tuyệt vời nhất.

Không gian tổ chức sự kiện phù hợp.

Đối với những sự kiện có quy mô nhỏ, số lượng khách mời ít thì nên lựa chọn sảnh tiệc có kích thước vừa phải, không quá rộng để cho không gian sự kiện không quá xa cách cũng như chương trình không bị loãng.

Bên cạnh đó, cần phải khảo sát xem địa điểm có được trang bị hệ thống âm thanh ánh sáng, sân khấu, thiết bị trình chiếu, màn hình có đầy đủ và hiện đại hay không.

Hệ thống sân khấu, âm thanh, ánh sáng hiện đại tại nơi tổ chức sự kiện.

 

Lựa chọn địa điểm luôn có các dịch vụ hỗ trợ xung quanh

Một địa điểm có các dịch vụ hỗ trợ xung quanh sẽ giúp cho nhà tổ chức sự kiện chủ động hơn để có thể giải quyết, xử lý các tình huống phát sinh trong thời gian tổ chức sự kiện cũng như giúp bạn có cái nhìn tổng quát, tổng thể hơn về nơi tổ chức.

Bạn có thể khảo sát các nhà hàng ăn uống xung quanh có chất lượng phục vụ tốt, không gian đẹp để có thể trở thành nơi tổ chức ăn uống nếu như không muốn ăn uống ngay tại sự kiện.

 

Địa điểm tổ chức sự kiện gần các dịch vụ ăn uống

Khảo sát các dịch vụ đi kèm của sự kiện

Cần khảo sát xem địa điểm tổ chức sự kiện có hỗ trợ tiệc teabreak trong thời gian giải lao, hay vấn đề phục vụ nước uống, chất lượng nhân viên phục vụ có đáp ứng được nhu cầu của sự kiện hay không, đây là một vấn đề cần phải lưu tâm. Một địa điểm tích hợp đầy đủ các dịch vụ sẽ đem lại chất lượng tốt hơn so với các địa điểm chỉ phục vụ tổ chức hội nghị bằng cách đơn thuần.

Địa điểm tổ chức sự kiện có các dịch vụ đi kèm.

Đảm bảo sự an toàn cho khách mời tham gia sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện cần phải lưu ý, tìm hiểu kỹ về vấn đề phòng cháy chữa cháy của nơi tổ chức sự kiện, hay các lối thoát hiểm, cách sơ tán khách mời khi có những sự cố xảy ra để có thể đảm bảo an toàn nhất cho những vị khách mời tham gia sự kiện, cũng như sự thành công của sự kiện. Nếu địa điểm càng gần bệnh viện đồn cảnh sát, điểm phòng cháy chữa cháy thì càng tốt.

Khảo sát hệ thống phòng cháy chữa cháy tại địa điểm tổ chức sự kiện 

Lưu ý về khu vực giữ xe

Bãi đỗ xe là một yếu tố rất nhỏ nhưng nhà tổ chức sự kiện cũng cần phải lưu ý, vì có một số địa điểm có thể không có bãi giữ xe, hoặc có nhưng rất xa với địa điểm tổ chức sự kiện, điều này sẽ làm cho khách mời cảm thấy bất tiện và khó chịu, từ đó có thể gây ra những rắc rối không mong muốn cho sự kiện.

 

Bãi giữ xe tại nơi tổ chức sự kiện. 

Chi phí về  lựa chọn  địa điểm tổ chức sự kiện

Bạn nên dành thời gian và công sức để tìm kiếm, phân tích chất lượng dịch vụ cũng như giá cả của nhiều nơi khác nhau, từ đó đưa ra sự so sánh giữa các địa điểm này rồi mới đưa ra quyết định chính thức. Bên cạnh đó có thể thuê các tư vấn viên chuyên nghiệp để tìm ra được địa điểm và mức giá phù hợp nhất.

Trên đây là những điểm cần chú ý trong việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà chúng tôi giới thiệu đến bạn. Nếu vẫn còn thắc mắc hay muốn tìm hiểu thêm các thông tin thì bạn có thể xem thêm tại đây. 

>>> Địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace - Luôn ở đây cho thành công của bạn