Các doanh nghiệp nên biết rằng ý tưởng tổ chức sự kiện là chính là linh hồn của một chương trình, nó là yếu tố tạo nên sức thu hút, sự khác biệt, khiến người tham gia có một ấn tượng mạnh mẽ hơn về bạn. Một hội nghị khách hàng không chỉ được thể hiện qua cách trang trí, chủ đề chương trình mà còn nằm cả trong việc lên nội dung và nhiều chi tiết nhỏ khác nhau. Hãy cùng tìm hiểu cách lên ý tưởng cho một sự kiện là như thế nào dưới đây, để xem có giúp ích gì được cho bạn không nhé.
Vì sao cần phải lên ý tưởng tổ chức sự kiện
Lên ý tưởng tổ chức sự kiện hoàn hảo cho buổi hội nghị
Có thể thấy được rằng, mỗi chương trình hay sự kiện được xây dựng đều nhắm đến một đối tượng riêng, có thể là khách hàng, đối tác, cũng có thể là nhân sự hay cán bộ công ty,…
Vậy nên dù là tổ chức sự kiện dành cho đối tượng nào, thì việc lên ý tưởng là không thể thiếu trong kế hoạch. Thông qua buổi hội nghị khách hàng giúp tạo dựng hình ảnh thương hiệu, tiếp thị, truyền thông sản phẩm của doanh nghiệp. Và từ các sự kiện, doanh nghiệp còn có thể thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng mới, gián tiếp hoặc trực tiếp tăng trưởng doanh thu bán hàng cho mình.
>> Xem thêm: Những kiểu sắp xếp bàn ghế cho hội nghị cho khách hàng thêm đẳng cấp
Các bước để lên ý tưởng tổ chức sự kiện hoàn hảo
Tưởng chừng dễ nhưng trong thực tế việc lên ý tưởng tổ chức sự kiện luôn là việc khó khăn, nó giống như một chiếc nút chai mà bạn phải mở được thì mọi việc mới bắt đầu suôn sẻ và tuôn trào theo ý muốn. Vậy thì phải làm sao để có được một ý tưởng hay ho và hấp dẫn? Lưu ý không chỉ bám sát theo mục đích của doanh nghiệp mà bạn còn cần nghiên cứu nhu cầu, mong muốn của người tham gia buổi sự kiện.
Chính vì vậy, bạn phải thật sự nghiêm túc ngay từ khi bắt đầu lên kế hoạch xây dựng ý tưởng sự kiện, sáng tạo ra được những nội dung thật đặc sắc, mới mẻ.
Nghiên cứu, tìm kiếm chủ đề chương trình
Nghiên cứu, tìm kiếm chủ đề chương trình
Bước đầu tiên cần làm khi lên ý tưởng cho một sự kiện đó chính là bạn phải nghiên cứu thật kỹ về cách thức tổ chức. Xác định rõ sự kiện theo loại hình nào, có mục đích là gì, hướng đến đối tượng là ai, đòi hỏi cách tổ chức theo hướng nghiêm túc hay giải trí?
Việc hiểu rõ được nội dung của chương trình sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc tìm chủ đề chính. Với những sự kiện mang tính chất nghiêm túc như: Hội thảo, hội nghị, lễ khởi công, lễ khánh thành, sẽ không đòi hỏi nhiều về chủ đề. Bởi chủ đề chính đã có sẵn theo tên và mục đích tổ chức.
Xây dựng kịch bản
Lúc bạn tìm được chủ đề cho chương trình của mình bước tiếp theo, bạn cần dựa theo đó để lên ý tưởng xây dịch kịch bản, các sự kiện chính sẽ diễn ra trong sự kiện là gì. Ở giai đoạn này, bạn sẽ cần nắm được các khung thời gian tổ chức, các nội dung bắt buộc và mục đích mà doanh nghiệp hướng đến là gì. Nên sắp xếp hợp lý và chặt chẽ để không có những lỗ hổng sai sót xuất hiện.
>> Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất
Tìm địa điểm tổ chức
Thông thường hai địa điểm được lựa chọn để tổ chức các sự kiện chính là: tổ chức trong nhà và tổ chức ngoài trời.
Tổ chức trong nhà
- Ưu điểm: Không gian này phù hợp với các buổi hội nghị khách hàng vừa và nhỏ, sạch sẽ, sang trọng, không phải lo lắng đến vấn đề thời tiết. Vì không gian tổ chức được kiểm soát nên dễ dàng hơn cho người host điều hướng người tham gia, dễ tạo được sự chú ý và thuận tiện cho việc quan sát. Chi phí cho việc thuê địa điểm trong nhà thường sẽ rẻ hơn so với hình thức ngoài trời.
- Nhược điểm: Vì không gian vừa nên chính là điểm hạn chế, với những chương trình đông người nó thẻ gây cảm giác bị chật chội, gây hạn chế trong việc tổ chức các trò chơi, gameshow.
Địa điểm: Trung tâm tổ chức sự kiện, nhà hàng, resort, hội trường, sân vận động,…
>> Xem thêm: Trung tâm sự kiện Metropole giải pháp giúp bạn tổ chức sự kiện hội nghị hoàn hảo.
Tổ chức ngoài trời
Tổ chức ngoài trời tại trung tâm tổ chức sự kiện Metropole
- Ưu điểm: Phù hợp với các sự kiện lớn, với không gian thoáng mát, tạo cảm giác dễ chịu, tạo sự hứng thú cho người tham gia. Địa điểm này có thể tổ chức được nhiều hoạt động vui chơi cho quy mô lớn, các trò chơi team building thú vị đặc sắc. Ngoài ra còn kết hợp được với nhiều ý tưởng sự kiện thú vị như: gala dinner, hội chợ, festival,…
- Nhược điểm: Chi phí tổ chức hơi cao, đòi hỏi có nguồn nhân sự dồi dào để kiểm soát được không gian sự kiện và hình thức này chịu ảnh hưởng với thời tiết.
Địa điểm: Bãi biển, các khu du lịch sinh thái, resort, công viên, các điểm du lịch,…
Kết,
Mong bạn đọc có thể hiểu tầm quan trọng của việc lên ý tưởng và có cho mình nhưng ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng thành công và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời. Chúc doanh nghiệp/công ty tổ chức buổi sự kiện thành công như ý.
