Với những sự kiện tổ chức ngoài trời, việc lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện cũng như quản lý được những rủi ro khi có những yếu tố khách quan xảy ra là rất quan trọng. Để giúp bạn giải quyết và ứng biến linh động cho sự kiện của mình, dưới đây là một số kinh nghiệm khi tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa mưa.
Ưu điểm của việc tổ chức sự kiện ngoài trời là có không gian rộng rãi, thoáng mát, có cảnh đẹp, môi trường thân thiện với thiên nhiên, có thể thoải mái lên kế hoạch trang trí. Tuy nhiên khi chọn tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa mưa, bạn cần chú ý một số điều sau để đảm bảo chương trình được diễn ra thành công tốt đẹp.
1. Chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Khi sự kiện diễn ra vào mùa mưa bạn sẽ có ít sự lựa chọn hơn. Tuy nhiên, bạn nên lựa chọn địa điểm có thể thực hiện dù có trời mưa diễn ra ngay từ đầu. Đó có thể là sân của một trung tâm thương mại, khi mưa đến chúng ta có thể dời các hoạt động vào bên trong một căn phòng dự phòng, hoặc bạn có thể thêm một căn phòng, dựng thêm một khu vực dự phòng ở bên cạnh.
Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, bạn cần lên những phương án dự trù phòng khi trời mưa xảy ra, bạn sẽ cần tiến hành di chuyển đồ đạc, sắp xếp lại kịch bản để phòng khi trời mưa ập đến. Tuy nhiên không phải lúc nào việc di chuyển cũng thuận lợi do còn phụ thuộc vào tính chất set up phức tạp của sự kiện. Lúc này bạn sẽ cần đến những phương tiện che mưa gió như lều, nhà bạt, dù và các phương tiện che chắn khác.
Để chương trình diễn ra một cách thuận lợi, bạn nên ưu tiên lựa chọn địa điểm có không gian phù hợp và dễ dàng set up.
>>>> Đọc thêm: Chia sẻ kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện
2. Thiết lập dự trù kinh phí
Tổ chức sự kiện vào mùa mưa bạn sẽ phải chi trả cho những khoản phát sinh cho việc quản trị rủi ro. Do đó, việc tiến hành khảo sát giá và bổ sung vào bảng dự trù kinh phí sẽ giúp bạn cân bằng chi phí của các hạng mục để không xảy ra tình trạng thâm hụt ngân sách.
3. Chuẩn bị sân khấu
Đối với phần thiết kế dựng sân khấu, khi tổ chức sự kiện ngoài sẽ có ưu điểm không bị giới hạn về chiều cao. Tuy nhiên, nhược điểm đó là dễ gặp rào cản về trong thiết kế dàn âm thanh ánh sáng cũng như là bảo quản, phòng tránh rủi ro cho những tình huống thời tiết xấu xảy ra.
Để khắc phục tình trạng này, bạn cần chuẩn bị nhà bạt để cố định không gian tổ chức, phòng tránh được mưa gió mạnh làm lật khung background, hay do mưa tạt làm ướt dàn thiết bị vòng phía ngoài. Bên cạnh đó, phải chuẩn bị kéo thêm bạt và dù để che chắn cho hệ thống âm thanh và ánh sáng đã lắp đặt.
Dù có nhà bạt nhưng bạn cũng cần chuẩn bị thêm dù và máy chiếu có khả năng chống thấm nước, hay ngay cả máy phát điện dự phòng khi mưa để chương trình được diễn ra được suôn sẻ.
Thêm một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời vào mùa mưa, đó là bạn cần hết sức lưu ý khi dàn dựng sân khấu, bởi khi tổ chức ngoài trời thì sẽ không có phòng chờ cho các nghệ sĩ. Do đó, trong trường hợp này BTC nên bố trị một khu vực nhỏ, tiện lợi để nghệ sĩ chuẩn bị cho màn trình diễn.
4. Khắc phục tiếng ồn
Để khắc phục tiếng ồn khi trời đổ mưa trên mái mái bạt, làm giảm đi sự phân tán hoạt động trong chương trình, bạn nên sắp xếp, bố trí không gian và hệ thống âm thanh hài hòa, cân đối về bố cục để âm thanh phát ra vẫn đảm bảo cho người tham gia khi đứng ở vị trí xa.
5. Xây dựng bản kế hoạch B
Tổ chức sự kiện như làm một bộ phim, thời gian diễn ra chỉ gói gọn trong khoảng thời gian ngắn. Do đó, để ứng biến kịp thời, bạn cần chuẩn bị cho mình phương án dự phòng (thường được gọi là kế hoạch B), phòng khi có sự cố diễn ra để thực hiện linh hoạt và nhanh chóng.
Trên đây là những chia sẻ của nhà hàng tiệc cưới Riverside Palace về kinh nghiệm giải quyết và khắc phục những rủi ro khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời cho chương trình. Hy vọng qua bài viết này các bạn sẽ nắm được một số bí quyết để thực hiện cho sự kiện của mình. Chúc bạn thành công!
