Nếu không có một kế hoạch chu đáo cho việc tổ chức sự kiện, sự kiện của bạn có nguy cơ trở nên hỗn loạn và không đạt được mục tiêu của sự kiện. Vì vậy, thay vì đi lang thang trong công việc lập kế hoạch sự kiện tiếp theo của bạn mà không có hướng dẫn, hãy làm theo hướng dẫn đơn giản này về năm giai đoạn lập kế hoạch sự kiện do các chuyên gia chuyên về tổ chức sự kiện tại các trung tâm hội nghị.
Giai đoạn 1 – Nghiên cứu và thiết lập mục tiêu
Trước khi bắt đầu làm một điều gì đó như tổ chức sự kiện thì điều đầu tiên bạn cần làm là thực hiện một số nghiên cứu sơ khảo trước. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ bỏ qua bước quan trọng này và đó có thể là thảm họa cho sự thành công của sự kiện.
Trong quá trình nghiên cứu, bạn nên phỏng vấn người hoặc nhóm chịu trách nhiệm tổ chức sự kiện. Tìm hiểu chính xác mục tiêu của họ – huy động tiền, đào tạo, kết nối với các chuyên gia khác, chia sẻ ý tưởng,….
Chuẩn bị danh sách các câu hỏi cho giai đoạn nghiên cứu để tối đa hóa hiệu quả. Bạn sẽ cần biết ngân sách cho sự kiện, ngày tháng và số lượng người dự kiến sẽ tham dự.
Sau khi hoàn thành nghiên cứu của mình, bạn có thể ghi lại các mục tiêu của sự kiện. Mục tiêu của bạn phải rõ ràng để dễ dàng sử dụng chúng để đo lường sự thành công của sự kiện sau này.
Giai đoạn 2 – Thiết kế sự kiện
Xây dựng kế hoạch tổng thể cho sự kiện
Giai đoạn thiết kế sự kiện bao gồm kế hoạch tổng thể cho sự kiện của bạn. Đây là giai đoạn tìm kiếm địa điểm thích hợp với đặc điểm của sự kiện sắp tới về chủ đề của sự kiện, số lượng khách mời và mục đích của sự kiện. Bạn có thể làm việc với nhân sự tại địa điểm trong suốt quá trình lập kế hoạch để tăng cường giao tiếp và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.
Khi bạn đã lựa chọn địa điểm cho sự kiện của mình như tại các khách sạn, hay tại các trung tâm hội nghị,…, bạn có thể bắt đầu xây dựng một nhóm người để giúp bạn thực hiện các công việc thiết kế còn lại.
Việc ủy thác trách nhiệm cho các thành viên khác nhau trong nhóm cho phép bạn nắm giữ vai trò quản lý mà không bị quá tải bởi các chi tiết của kế hoạch tổ chức sự kiện. Mỗi thành viên trong nhóm của bạn sẽ đóng góp vào kế hoạch tổng thể của sự kiện.
Thiết kế sự kiện và kế hoạch tổng thể của bạn cần phải càng chi tiết thì mới càng tốt để đảm bảo sự thành công cho sự kiện của bạn.
Giai đoạn 3 – Tạo dựng thương hiệu cho sự kiện
Tạo dựng thương hiệu cho sự kiện
Bạn cũng sẽ cần phải tìm cách để chứng minh sự khác biệt và tính hữu ích của sự kiện bạn chuẩn bị tổ chức. Hãy tự đặt cho bản thân câu hỏi liệu rằng khi thấy sự kiện này, mình có tham gia không và tại sao sự kiện đó lại đáng tham dự. Bạn có thể sử dụng các tài liệu quảng cáo để củng cố thương hiệu và khiến mọi người nói về sự kiện của bạn.
Sự kiện của bạn có tên không? Hay nó có một phương châm hoặc khẩu hiệu nào không? Những chi tiết này có thể giúp xây dựng thương hiệu cho sự kiện của bạn thành công hơn.
Giai đoạn 4 – Phối hợp và lập kế hoạch
Thực hiện trao đổi cho việc lên kế hoạch
Việc lập kế hoạch của bạn đang diễn ra tốt đẹp và bạn đã sẵn sàng cho giai đoạn 4 – điều phối và lập kế hoạch! Điều phối đề cập đến việc hoàn thiện việc lên kế hoạch với từng thành viên trong nhóm của bạn với nhân viên tại sự kiện hoặc tình nguyện viên.
Lịch trình nên liệt kê từng thành phần của sự kiện với thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Bạn cũng có thể ủy thác ai đó chịu trách nhiệm cho từng phần của sự kiện. Bạn cũng có thể thêm thông tin quan trọng khác vào lịch trình trong ngày của mình, chẳng hạn như người cần liên hệ nếu có vấn đề kỹ thuật.
Giai đoạn này là công việc khó khăn! Nhưng đó là lý do tại sao các nhà lập kế hoạch sự kiện lại thành công – họ chú ý đến từng chi tiết một cách tỉ mỉ.
Giai đoạn 5 – Đánh giá sự kiện
Thực hiện đánh giá sự kiện
Bạn đã thực hiện đến bước cuối cùng của danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện của mình – đánh giá.
Đối với các hội nghị và các khóa đào tạo, bạn có thể gửi một bản khảo sát trực tuyến hoặc phát một bản khảo sát giấy cho những người tham dự để thu thập phản hồi về sự kiện.
Những ý kiến đóng góp từ những người tham dự chỉ là một phần của đánh giá. Sau khi sự kiện kết thúc, bạn có thể quay lại mục tiêu của sự kiện và thảo luận xem từng mục tiêu đó đã được đáp ứng chưa.
Kết luận
Trên đây là các nguyên tắc hoàn hảo cho từng giai đoạn để lập kế hoạch cho một sự kiện được gợi ý từ các chuyên gia tổ chức sự kiện tại trung tâm hội nghị Riverside Palace.
Hãy nhớ rằng lập kế hoạch sự kiện cũng cần có một mức độ linh hoạt nhất định. Mọi thứ không phải lúc nào cũng diễn ra hoàn hảo! Là một người lập kế hoạch sự kiện, bạn sẽ học cách suy nghĩ trên đôi chân của mình và thích ứng với các tình huống thay đổi.
