Hướng dẫn cách tổ chức tiệc tất niên cho cơ quan, tập đoàn

Buổi tất niên tại công ty là sự kiện quan trọng trong năm. Đây là khoảng thời gian tất cả mọi người dành thời gian ngồi lại với nhau và cùng chung vui, nói chuyện và tổng kết lại một năm đã đi qua. Vậy nên lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cùng với kế hoạch tổ chức như thế nào để đêm tất niên diễn ra thành công. Hãy cùng xem hướng dẫn của chúng tôi ngay sau đây. 

Lên ý tưởng thực hiện chương trình tất niên

Có được ý tưởng hay bạn sẽ dễ dàng có cơ sở để thực hiện một cách logic. Ý tưởng thực hiện chương trình đóng vai là kim chỉ nam dẫn dắt toàn sự kiện. Do đó, ngay từ lúc đầu, bạn hãy xác định rõ mục tiêu để sáng tạo nên ý tưởng phù hợp và thực sự thú vị. 

Những hình thức phổ biến được các công ty thường áp dụng đó là: 

• Tiệc tất niên tri ân các thành viên trong công ty.
• Tiệc tất niên kết hợp hội nghị khách hàng.
• Ý tưởng tiệc tất niên kết hợp teambuilding.
• Tiệc tất niê liên hoan tổng kết cuối năm.
• Tiệc tất niên kết hợp Gala Dinner…

Quá trình lên ý tưởng thường xoay quanh những yếu tố sau: tính sự kiện, tính cộng đồng và gắn liền với công ty. Ví dụ như hành trình cuối năm của ABC Group. Một số ý tưởng khác bạn có thể tham khảo như color party, pool party, hành trình cuối năm, chuyến tàu cuối năm,

Lập danh sách khách mời tham gia

Số lượng người tham gia trong đêm tất niên cũng ảnh hưởng đến công tác chuẩn bị. Vì vậy, bạn cần thiết lập danh sách khách mời từ các phòng ban đến đối tác, khách hàng thân quen. Từ đó biết được con số cụ thể để chuẩn bị thư mời, quà tặng và thuê địa điểm tổ chức sự kiện, đặt bàn tiệc một cách phù hợp. 

Để thuận tiện và tránh nhầm lẫn, bạn có thể phân loại khách theo từng nhóm được chia như sau:

• Khách mời nhóm  V.I.P
• Khách mời nhóm chính thức (Nhân viên, khách hàng, đối tác)
• Khách mời dự bị
• Khách mời là cơ quan báo chí

Xác nhận thời gian và tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện tất niên

Thông thường, thời gian tổ chức sự kiện tất niên được diễn ra vào ngày làm việc cuối cùng của công ty. Tuy nhiên, để tránh trường hợp một số nhân viên về quê đón Tết sớm, bạn có thể cân nhắc lựa chọn tổ chức sớm hơn từ 1 - 2 tuần. Thời gian diễn ra tiệc tất niên nên kéo dài từ 2 - 3 giờ. Khoảng thời gian vào lúc chiều tối từ 19 - 21 giờ. 

Việc xác định thời gian từ sớm sẽ giúp bạn tìm kiếm và lựa chọn được địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp. Vì khoảng thời gian cận Tết Nguyên Đán nhiều công ty cũng sẽ có dự định tổ chức tất niên, do đó bạn nên tìm kiếm địa điểm trước 2 - 3 tháng để tránh trình trạng không tìm được chỗ vừa ý. 

Nếu chọn tổ chức tiệc trong nhà, bạn có thể thuê trung tâm hội nghị, khách sạn 4, 5 sao, nhà hàng sân vườn, Beer – Club, Bar. Hoặc nếu thuê địa điểm tổ chức ngoài trời, bạn có thể chọn khu du lịch sinh thái, hội nghị sân vườn, bãi biển, vườn ẩm thực. 

Lưu ý rằng, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tất niên bạn nên quan tâm đến những tiêu chí sau:

• Địa điểm dễ tìm, không cách xa trung tâm thành phố
• Bố cục, không gian phù hợp với các hoạt động đã lên kế hoạch
• Khu vực sân khấu rộng rãi và an toàn
• Là không gian đủ lớn cho số lượng khách
• Có bãi đổ xe rộng rãi

Ngoài ra, bạn có tham khảo thêm kinh nghiệm để chọn địa điểm phù hợp với quy mô công ty mình tại đây. 

Kế hoạch thực hiện chương trình tất niên

Trên nền tảng ý tưởng thực hiện chương trình được đưa ra, bạn cần tiến hành làm nổi bật được 3 yếu tố sau: concept, mood và theme của buổi tiệc. Những yếu tố có ảnh hưởng đến khâu set up phần trang trí đó là: màu sắc, dress code, sân khấu, ánh đèn, âm nhạc, gami mini, phần thưởng,.... 

Đối với phần tiệc chiêu đãi, bạn cần đặt trước thực đơn chiêu đãi. Thực đơn gồm có món khai vị, món chính, món tráng miệng và đồ uống. Bạn nên cân nhắc chọn món ăn phù hợp để đủ duy trì trong suốt khoảng thời gian tiệc tất niên diễn ra. 

Tùy thuộc vào quy mô sự kiện mà ban tổ chức cần thêm nhân sự thực hiện chương trình. Một số vị trí cần có khi sự kiện diễn ra như là: quản lý sự kiện, MC chương trình, lễ tân tiếp đón khách mời, ekip hỗ trợ chạy chương trình, nhân sự hỗ trợ an ninh, an toàn, camera man (nếu có ghi hình để quảng bá sau sự kiện). 

Hoạch định ngân sách tổ chức tất niên

Thực hiện tiệc tất niên cũng cần dự trù chi phí các hạng mục như:

• Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
• Đồ ăn thức uống
• Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
• Âm thanh ánh sáng (loa, đèn, nhạc, màn hình…)
• Văn nghệ (ca hát, nhảy múa, kịch cọt, thuê ca sĩ…)
• Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu không có trong phí thuê địa điểm)
• Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
• Photo, camera
• Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
• Game, quà tặng
• Đi lại, vận chuyển
• Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gửi thiệp mời)
• Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
• Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh

>>> Xem thêm: Dịch vụ sự kiện uy tín tại TP. Hồ Chí Minh

Trên đây là hướng dẫn cơ bản về cách tổ chức tiệc tất niên cho cơ quan, công ty và tập đoàn. Hy vọng với những chia sẻ ở trên sẽ giúp các bạn chuẩn bị và tổ chức nên chương trình tất niên thành công!