Những buổi hội nghị hay hội thảo là một trong những sự kiện quan trọng và thường niên trong mọi lĩnh vực ngành nghề, đặc biệt là của những công ty, tập đoàn lớn. Quen thuộc là vậy nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về 2 khái niệm này. Nhiều trung tâm hội nghị, hội thảo cũng chỉ đưa ra những đặc trưng cơ bản và cách tổ chức của những sự kiện này. Sau đây sẽ là những khái niệm, sự khác nhau và dàn ý kịch bản cho tổ chức một buổi hội nghi.
Khái niệm về hội nghị
Từ hội nghị được định nghĩa là một sự kiện được sắp xếp và tổ chức một cách trang trọng và trang nghiêm. Mục đích của những buổi hội nghị này được diễn ra nhằm tổng kết hoạt động, báo cáo tình hình kinh doanh. Đồng thời đưa ra những dự định, hướng giải phát triển mới trong tương lai.
Những bước chuẩn bị một chương trình hội nghị
Những bước thực hiện một chương trình hội nghị
- Bước đầu tiên: xác định chủ đề và lên lịch trình cho hội nghị, từ đó xác định được đối tượng khác mời.
- Bước thứ hai: lên nội dung và kịch bản cho buổi hội nghị. Liên hệ tới khách mời, diễn giả của hội để thoải luận thêm về nội dung chương trình.
- Bước thứ ba: chọn địa điểm tổ chức phù hợp với mục đích. Có thể cân nhắc những trung tâm hội nghị ở khu vực trung tâm để thuận tiện cho việc di chuyển.
- Bước tiếp theo: Chuẩn bị thư mời và những đồ vật nếu khách mời hay diễn giả yêu cầu.
- Chuẩn bị các tiết mục văn nghệ hoặc những tiết mục giúp tăng sự hấp dẫn đối với khách mời.
- Bước cuối cùng là mời các bên báo chí, truyền thông đến đưa tin về hội nghị.
Khái niệm về hội thảo
Tương tự như hội nghị thì hội thảo cũng là một hình thức sự kiện mà các doanh nghiệp tổ chức để truyền đạt thông tin, thảo luận và trao đổi về một chủ đề chung. Khác ở chỗ là hội thảo thường được làm như một buổi tọa đàm gần gũi. Thông thường thì các chủ đề của hội thảo sẽ mang tính khoa học, triết lí và vấn đề thực tiễn trong xã hội. Dựa vào lĩnh vực phát triển của doanh nghiệp thì hội thảo được tổ chức để giải quyết những vấn đề mà người tham dự quan tâm.
Điểm khác nhau giữa hội nghị và hội thảo
Hội nghị hay hội thảo của công ty cũng đều là những sự kiện tạo cơ hội gặp gỡ đối tác và khách hàng. Thông qua đó, hình ảnh công ty sẽ được quảng bá và nâng cao độ nhận diện thương hiệu. Nhưng vẫn có 2 điểm khác biệt đặc thù rằng:
- Hội nghị thường vào những dịp tổng kết, báo cáo cuối năm của công ty về công việc và chỉ trao đổi xoay quanh công việc.
- Hội thảo có thể là những buổi thảo luận đơn thuần về các vấn đề khoa học, chia sẻ kiến thức thực tiễn về ngành nghề của công ty.
Tổ chức sự kiện với các đối tác công ty tại trung tâm hội nghị
Dàn ý kịch bản cho chương trình hội nghị
MC hội nghị với cách truyền đạt nội dung cuốn hút
Bất kì sự kiện lớn nhỏ nào cũng phải có một kịch bản nội dung chương trình tổ chức ra sao. Để mọi người dựa vào đó thực hiện chương trình theo đúng tiến độ, ngoài ra còn đưa ra những kế hoạch dự phòng kịp thời. Một dàn ý cơ bản của buổi hội nghị bao gồm những ý sau:
- Chào mừng hội nghị và giới thiệu chương trình, các đại biểu tham dự cũng như mục đích của tổ chức
- Khai mạc hội nghị bằng các mở đầu bằng một tiết mục văn nghệ và giới thiệu khách mời
- Tiếp tục tiến hành chương trình, nếu có tình huống ngoài dự tính thì cần điều tiết chương trình cho kịp tiến độ
- Thêm một số tiết mục văn nghệ giữa giờ hoặc giải lao trà bánh uống nước để khách tham dự lấy lại tinh thần
- Sau khi mời đại diện công ty và hội đồng lên phát biểu, tuyên bố kết thúc chương trình
Hội nghị và hội thảo là một trong những sự kiện thường niên quan trọng của các công ty và doanh nghiệp. Nếu như doanh nghiệp đang chuẩn bị tổ chức một hội nghị trong tương lai thì có thể liên hệ tới Trung tâm hội nghị Riverside Palace qua đường link bên dưới. Hi vọng những thông tin trên đã giúp quí doanh nghiệp và các bạn hiểu thêm về tổ chức hội nghị và hội thảo.
