Cách tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện tiệc cưới thích hợp

Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố quan trọng cần thực hiện đầu tiên khi muốn thực hiện một chương trình. Tuy nhiên, nếu chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc khảo sát và lựa chọn địa điểm thì bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách tìm kiếm một địa điểm tổ chức phù hợp nhất. 

Địa điểm là cơ sở để bạn có thể sắp xếp, bố trí và thiết kế trang trí cho sự kiện của mình. Do đó, khi lựa chọn địa điểm tổ chức bạn nên quan tâm 7 yếu tố chính sau đây để chương trình diễn ra một cách trọn vẹn nhất.

1. Độ phù hợp của địa điểm 

Để biết địa điểm dự kiến chọn thuê có phù hợp với sự kiện hay không, bạn nên trả lời những câu hỏi sau:

• Sự kiện của bạn là loại hình nào?
• Sự kiện sắp tổ chức có tính chất gì?
• Mục đích và thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải?

Trả lời được những câu hỏi trên sẽ giúp bạn định hình rõ ràng hơn cho sự kiện của mình và biết được mức độ phù hợp của địa điểm. Ví dụ, để tổ chức sự kiện tiệc cưới, bạn nên chọn địa điểm có không gian thoáng mát, rộng rãi và có kiến trúc thiết kế sang trọng. Nếu tổ chức buổi triễn lãm, bạn nên chọn địa điểm có không gian thoáng đãng, không chứa quá nhiều cột trụ để không khuất tầm nhìn của mọi người. 

2. Sức chứa của địa điểm

Yếu tố thứ hai mà một địa điểm tổ chức sự kiện thích hợp cần đáp ứng đó là khả năng tải. Sức chứa của địa điểm có khả năng đảm bảo chỗ ngồi thoải mái cho người tham gia, lối ra vào tại cửa có đủ cao và rộng để thuận lợi cho công tác di chuyển đồ dùng, có dự phòng cho những trường hợp rủi ro khác xảy ra. 

Địa điểm tổ chức nên đáp ứng với quy mô của sự kiện. Nếu sự kiện của bạn có quy mô nhỏ, bạn tránh chọn địa điểm có diện tích quá rộng để không làm loãng không khí chương trình. 

3. Địa điểm phù hợp với đối tượng tham gia

Để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, bạn cũng cần dựa vào đối tượng tham gia, khách mời. Căn cứ vào độ tuổi, nghề nghiệp, thu nhập trung bình, nơi sinh sống để bạn có thể lựa chọn không gian địa điểm. Ví dụ như, đối tượng tham gia chủ yếu là trẻ em bạn nên chọn địa điểm có không gian rộng, ít xuất hiện vật nhọn để tránh xảy ra sự cố xô xát của các bé. Trong trường hợp này, địa điểm phù hợp nhất là các công viên, khu vui chơi.

Nếu đối tượng tham gia là những người có vị trí trong xã hội, bạn nên chọn những địa điểm bãi đậu xe dành cho ô tô, không gian tổ chức nên toát lên vẻ thanh nhã, lịch sự và sang trọng. Những địa điểm phù hợp có thể kể đến đó là: khách sạn, trung tâm hội nghị, nhà hàng tiệc cưới cao cấp...

4. Địa điểm có vị trí thuận lợi

Địa điểm tổ chức cần đáp ứng điều kiện di chuyển thuận lợi cho người tham gia. Nếu sự kiện có quy mô lớn, bạn nên tìm địa điểm dễ dàng tìm kiếm, dễ dàng di chuyển. Tốt nhất địa điểm đó nên nằm trên trục đường chính, có giao thông thuận lợi, không quá ùn tắc vào giờ cao điểm.

Đặc biệt, khi đối tượng của bạn đến từ nhiều tỉnh thành, bạn nên cân nhắc chọn địa điểm gần với các dịch vụ công cộng như trạm xe buýt, sân bay,... và có các dịch vụ hỗ trợ khác như nhà hàng, địa điểm lưu trú cho khách mời nếu sự kiện diễn ra nhiều ngày.

5. Địa điểm có thể thực hiện khi trời mưa

Tổ chức sự kiện sẽ không tránh khỏi những trường hợp rủi ro về thời tiết. Yếu tố trời mưa cũng khiến bạn có phương án dự phòng. Do vậy, nếu tổ chức sự kiện vào mùa mưa, hãy chọn địa điểm có bãi đậu xe ở hầm để tạo cảm giác thoải mái cho người tham gia. Lựa chọn tổ chức sự kiện trong nhà thay vì tổ chức ngoài trời. 

6. Các dịch vụ đi kèm đảm bảo tiện nghi

Để tổ chức sự kiện thành công, bạn cần quan tâm tới những yếu tố khác như hệ thống âm thanh, ánh sáng, trang thiết bị và máy móc cần cho sự kiện của mình. Để chắc chắn, bạn nên kiểm tra chất lượng của các dịch vụ trong quá trình khảo sát để đảm bảo độ tin cậy khi nhà cung cấp thực hiện lên chương trình của mình. 

7. Hệ thống an ninh

Cuối cùng, khi tổ chức sự kiện cần đảm bảo yếu tố an ninh. Hệ thống phòng chống cháy nổ của địa điểm cần đáp ứng ở mức tiêu chuẩn, có đầy đủ công cụ dự phòng.

Trên đây là những chia sẻ của nhà hàng tiệc cưới HCM Riverside Palace về cách tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện. Hy vọng với những tiêu chí này sẽ giúp các bạn có thể lựa chọn được địa điểm thích hợp với sự kiện của mình. Chucs bạn thành công!

>>>> Đọc thêm: Làm sao để lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công?

>>>> Xem mẫu tổ chức sự kiện với tiệc cưới hoàn mỹ tại Riverside Palace