Khi bắt đầu lên kế hoạch tổ chức sự kiện, ngoài những yếu tố nội dung sự kiện thì địa điểm tổ chức sự kiện luôn là một khâu quan trọng không kém. Tùy vào tính chất của mỗi sự kiện mà người tổ chức phải luôn chật vật tìm kiếm và đánh giá chất lượng của nhiều địa điểm khác nhau. Hiểu được nỗi khó khăn đó, trong bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ những tiêu chí mà bạn nên đánh giá để xem địa điểm nào phù hợp nhất nhé!
Vị trí địa điểm tổ chức sự kiện
Đây là tiêu chí đầu tiên bạn cần suy xét. Bạn phải dựa vào mục đích của sự kiên và danh sách khách mời sẽ tham gia sự kiện. Từ đó, bạn sẽ quyết định nên chọn địa điểm ở gần trung tâm hay xa trung tâm. Thông thường các địa điểm tổ chức hội nghị cao cấp sẽ ở các quận trung tâm thành phố. Trừ khi các sự kiện âm nhạc cần một khoảng sân khấu cực lớn mới thường nằm ở các vị trí xa trung tâm thành phố.
Do đó, quan trọng nhất vẫn là dựa vào tính chất và mục đích của buổi sự kiện của bạn nhé!
Sức chứa khách mời
Các tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tốt nhất
Tiêu chí này bạn nên kết hợp cùng tiêu chí vị trí ở phía trên để có sự lựa chọn hoàn hảo nhất. Một không gian tổ chức sự kiện tuyệt vời nhất là khi có thể chứa vừa đủ lượng khách mời được mời đến. Bạn cần tránh tổ chức tại những nơi có không gian quá bé gây cản trở trong việc diễn ra sự kiện, ngoài ra còn khiến không gian trở nên bí bách, ngột ngạt.
Ngược lại, nếu địa điểm sự kiện quá rộng lớn so với số lượng khách mời sẽ khiến cho không gian bị loãng, mất đi cảm giác ấm cúng và bạn sẽ khó kiểm soát sự kiện hơn.
Xem thêm: Không quan tổ chức sự kiện linh động được với nhiều sức chứa khác nhau.
Thời gian
Địa điểm tổ chức phải đảm bảo khu vực đã được đặt luôn trong trạng thái sẵn sàng khi người tổ chức muốn đến thi công, setup, khảo sát thêm. Đặc biệt, trong khoảng thời gian diễn ra sự kiện sẽ không bị trùng lịch diễn ra với những sự kiện sau đó.
Để tránh được tình trạng này thì không chỉ phụ thuộc vào nơi tổ chức sự kiện mà bạn cần phải nắm rõ ngày, giờ của sự kiện bạn được diễn ra. Từ đó, cả hai bên sẽ dễ dàng lên lịch và làm việc chặt chẽ với nhau hơn.
Trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết
Một địa điểm tổ chức event lý tưởng là ngoài việc địa điểm vừa đủ sức chứa mà còn là các thiết bị điện được trang bị nhằm thuận tiện hơn cho bạn khi tổ chức sự kiện. Ví dụ như địa điểm đó nên trang trị đầy đủ ánh tráng, âm thanh, máy chiếu, cây cảnh và một số vật dụng trang trí thông dụng khác.
Ánh sáng, màn hình chiếu được bố trí giúp sự kiện trở nên chuyên nghiệp, sang trọng hơn
Bạn cần quan tâm nhất chính hệ thống ánh sáng, ánh sáng dễ tạo ấn tượng tốt hơn đối với khách mời. Từ đó mà sự kiện của bạn có thêm yếu tố thành công hơn.
Nhân viên phục vụ tốt
Nếu như trong buổi diễn ra sự kiện của bạn có phần ăn nhẹ hoặc dùng tiệc đứng thì việc phân bổ vị trí cho các nhân viên phục vụ cũng như tác phong phục vụ của các nhân viên sẽ rất quan trọng.
Bàn tiệc được trang trí cho sự kiện họp mặt cuối năm công ty tại Riverside Palace
Thứ nhất, điều đó sẽ giúp bạn đỡ một phần công sức trong việc phục vụ khách mời, thay vào đó bạn chỉ cần là bố trí người quan sát và điều phối công việc.
Thứ hai, bạn sẽ không cần phải tốn thêm chi phí cho việc thuê thêm hoặc tuyển thêm cộng tác viên cho phần phục vụ này. Việc sử dụng luôn đội ngũ nhân viên phục vụ tại địa điểm tổ chức event sẽ có chi phí hợp lý hơn.
Khu vực nghỉ cho nhân viên
Tùy vào tính chất và mức độ chuẩn bị công phu của các sự kiện mà các nhân sự trong ban tổ chức chương trình sẽ có mặt từ rất sớm để chuẩn bị. Vì vậy, nếu làm được điều này thì chắc chắn địa điểm đó sẽ rất am hiểu về quá trình hoàn thành, tổ chức sự kiện một cách chuyên nghiệp và chu đáo nhất. Nhớ lưu ý ngay điều này nhé!
Phía trên là những tiêu chí giúp bạn có thể đánh giá được rằng địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn chọn đã tốt và đã phù hợp với yêu cầu, tính chất sự kiện sắp tới chưa. Chúc bạn thành công!
