Chương trình countdown là thời khắc lắng động giúp mọi người ngước nhìn lại năm cũ và cùng chào đón năm mới. Thời khắc ấy bạn sẽ làm gì để mọi người lưu lại những cảm xúc tuyệt vời nhất? Ngay sau đây, Riverside Palace – địa điểm tổ chức sự kiện thuộc top hàng đầu ở TP. HCM sẽ chia sẻ với bạn cách tổ chức chương trình countdown cho công ty.
1. Thống nhất mục đích, ý tưởng
Trước tiên, hãy xem xét mục đích tổ chức chương trình countdown của công ty mang mục đích nào chính. Giải trí? Tổng kết cuối năm kết hợp chào năm mới? Thấu hiểu chính ý nguyện ban đầu bạn sẽ dễ dàng nắm bắt tâm lý để cho ra những những ý tưởng độc đáo, sáng tạo. Làm cho tất cả mọi người tham gia cảm nhận được sự mới mẻ và khác biệt. Để từ đó xây dựng được kịch bản hay.
Thống nhất mục đích, ý tưởng trước khi thực hiện chương trình
2. Lập danh sách người tham gia
Để đặt bút viết được kịch bản đặc sản, trước tiên bạn phải hiểu mong muốn của đồng nghiệp và ban giám đốc. Vì vậy, việc lập danh sách những người có mặt khi tham gia sự kiện là điều kiện cơ sở. Con số sẽ cho bạn biết được quy mô cần thuê địa điểm tổ chức sự kiện. Nhóm đối tượng gia sẽ giúp bạn tìm hiểu về sở thích, nhu cầu và mong muốn để xây dựng nội dung phù hợp.
Danh sách người tham gia có thể bao gồm:
- Ban giám đốc công ty
- Nhân viên công ty
- Đối tác của công ty
- Khách hàng thân thiết của công ty
3. Xác định thời gian và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Sau những yếu tố trên, bạn cần quyết định thời gian tổ chức chương trình, thời lượng sự kiện diễn ra đến lúc kết thúc.
Xác định thời gian và lựa chọn địa điểm tổ chức chương trình countdown tổng kết cuối năm
Với những dữ liệu cơ sở đã có, bạn có thể lên kế hoạch tìm kiếm và khảo sát các địa điểm để lựa chọn ra nơi tổ chức phù hợp với công ty mình. Từ dịch vụ, cơ sở vật chất đến giá cả.
>>> Bạn có thể xem thêm: Cách chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công
4. Triển khai và phát triển kịch bản
Để mọi người có được những cảm xúc tuyệt vời khi tham gia vào chương trình thì ban tổ chức cần có nội dụng kịch bản hay. Với một sự kiện kéo dài xuyên suốt trong vòng 2 – 3 giờ, bạn dự định chương trình của mình tổ chức sẽ có những hoạt động nào? Đâu sẽ là điểm nhấn giúp mọi người ghi nhớ và cảm thấy ấn tượng.
Triển khai và phát triển kịch bản để tạo được nội dung hấp dẫn trong mỗi hoạt động của chương trình
Một lưu ý mà chúng tôi muốn bạn chú ý là giữa các hoạt động nên có tính liên kết với nhau để tạo thành concept đồng nhất và dễ dàng truyền tải thông điệp đến tất cả mọi người.
5. Lên kinh phí dự trù thực hiện
Cuối cùng, trước khi bắt tay vào thực hiện chương trình, chọn lựa các bên nhà cung cấp dịch vụ, bạn nên lập bảng dự trù kinh phí thực hiện tổng thể sự kiện. Xem xét các điều khoản mất chi phí bao nhiêu, so sánh các bên cung ứng có nơi nào đưa ra chi phí vừa phải mà chất lượng dịch vụ tốt không.
Đối với sự kiện của công ty thì bạn cần xác định nguồn ngân sách được công ty cung cấp thực hiện. Sau đó, tìm cách tối ưu kinh phí thực hiện, lập báo giá để trình cấp trên và đưa ra phương án phù hợp nhất cho công ty. Sao cho vừa đảm bảo mức ngân sách, vừa đáp ứng tính chất chương trình.
6. Liên hệ và tìm nhà cung ứng thực hiện
Sau những gì bạn đã thiết lập, nếu quy mô tổ chức cần thực hiện những công đoạn khó trong quá trình setup, hãy liên hệ với bên thứ ba để ký kết hợp đồng để hỗ trợ kịp thời.
Trên đây là những chia sẻ của địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace ở tại TP. HCM về những các bước tổng thể để thực hiện chương trình countdown cho công ty. Hy vọng với những gợi ý nhỏ này sẽ giúp bạn thuận lợi khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện cho công ty mình. Chúc bạn thành công!
