Bí kíp tổ chức sự kiện đơn giản tiết kiệm nhưng hiệu quả cao

Written by

Trên thực tế, một kế hoạch chu đáo và địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp chính là điểm mấu chốt tạo nên sự kiện thành công cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra một số nguyên tắc cơ bản để tổ chức sự kiện và các bước để tổ chức sự kiện thành công.

Những lưu ý quan trọng cần nhớ khi tổ chức sự kiện

1. Tổ chức sự kiện không phải là công cụ toàn năng

Tổ chức sự kiện thường không mấy hiệu quả trong việc tạo ra sự nhận biết thương hiệu và nó cũng không phải là phương pháp hiệu quả để thu thập thông tin của khách hàng. Để thực hiện những mục tiếu đó bạn phải lựa chọn những công cụ marketing hiệu quả hơn.

2. Tổ chức sự kiện vừa là hoạt động bán hàng vừa là hoạt động marketing

Tổ chức sự kiện mang lại rất nhiều lợi ích, nó có thể đóng vai trò như là hoạt động bán hàng, quan hệ công chúng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, gia tăng độ thâm nhập thị trường, nghiên cứu thị trường. Thật ra trong số những hoạt động marketing, sự kiện thường được hiểu như là một hoạt động bán hàng và bạn có thể gọi nó là một hoạt động bán hàng được hỗ trợ bởi một chiến dịch PR và quảng cáo. Với một sự kiện nào đó được tổ chức, nếu bạn nghĩ nó đơn thuần chỉ là hoạt động bán hàng hay chỉ là hoạt động marketing thì bạn đã bỏ lỡ mất một phần giá trị mà hoạt động này có thể mang lại.

Địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với sự kiện đơn giản 1

3. Tổ chức sự kiện là một hoạt động trong mô hình marketing-mix

Tổ chức sự kiện luôn cân nhắc đến việc sử dụng sự kiện kinh doanh trong suốt thời gian có mặt trên thị trường. Cũng giống như nhiều công cụ marketing khác, chúng ta sử dụng chúng năm này qua năm khác, đơn giản chỉ vì chúng ta đã quá quen thuộc đối với chúng và những hoạt động này sớm hay muộn sẽ trở thành lãng phí. Do đó, hàng năm bạn cần phải đánh giá độ tương thích của sự kiện kinh doanh với mục tiêu marketing cũng như với tính chất của thị trường hiện tại. Trong nhiều trường hợp, sự kiện kinh doanh không phải là công cụ tốt nhất để thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.

4. Tổ chức sự kiện phải xác định đúng đối tượng mục tiêu

Tổ chức sự kiện chỉ có giá trị với những người mà nó muốn thu hút và những người này có thể là khách hàng hiện tại hoặc có thể là khách hàng tiềm năng. Do đó khi lên kế hoạch cho một sự kiện, bạn cần phải xác định đối tượng bạn muốn thu hút sự chú ý là ai và hoạt động nào có thể thu hút sự tham gia của họ. Bạn phải xác định rõ ràng người bạn muốn gặp và câu chuyện mà bạn muốn nói với họ. Ngoài ra, bạn còn phải cân nhắc đến việc làm sao để tối thiểu hoá những vị khách không mời mà tới.

Địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với sự kiện đơn giản 2

Các bước tổ chức sự kiện doanh nghiệp đơn giản hiệu quả

1. Mục đích

Tổ chức event là sự kiện được dự tính và lên kế hoạch theo những mục tiêu đã được đề ra từ người tổ chức.

Nhằm truyền tải thông điệp và nội dung nào đấy đến người tham dự.
giúp các công ty đưa những sản phẩm của họ hoặc đưa những thông điệp mà công ty muốn truyền đến người dùng.
Cũng có thể là một cách để nhắc lại những sản phẩm cũ của công ty để người dùng nhớ đến thông qua các buổi roadshow, activation,….
Ngoài ra event ở đây còn bao gồm những bữa tiệc gặp mặt, tiệc trà, hoặc những bữa tiệc ăn uống.
Tạo điều kiện để gắn kết tình đồng nghiệp giữa đồng nghiệp và ban giám đốc.

2. Mục tiêu cụ thể

Đặt mục tiêu rõ ràng cho event giúp quý công ty đi đúng hướng trong quá trình tổ chức event.

Từ việc setup thiết bị, mẫu kịch bản họp báo, cũng như phân bổ nguồn nhân lực; cho đến mẫu timeline sự kiện, kịch bản mẫu.

Tất cả đều sẽ được dễ dàng và thống nhất hơn; tạo động lực để toàn bộ bộ phận tổ chức hoàn thành công việc được giao tốt hơn. Giúp quý công ty đạt được kết quả mong muốn khi kết thúc event đó.

3. Đối tượng muốn hướng đến

Trong bất kỳ sự kiện nào, số lượng khách hàng và khách hàng tiềm năng mà một event thu hút được là cơ sở để đánh giá sự thành công của nó.

Vì thế, việc khoanh vùng đối tượng khách hàng mục tiêu sẽ giúp bạn xây dựng được concept thích hợp, xuyên suốt sự kiện.
Việc xác định khách hàng mục tiêu là vai trò vô cùng quan trọng trong sự thành công của event, chương trình hay sự kiện nào cũng hướng tới mục tiêu làm hài lòng khách hàng, khách mời của mình hay qua chương trình nhằm quảng bá hình ảnh, thương hiệu sản phẩm, dịch vụ của công ty, doanh nghiệp.

Địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với sự kiện đơn giản 3

4. Nhân lực

Việc chọn nguồn nhân lực khá quan trọng trong quá trình tổ chức event. Nếu chọn sai sẽ khiến việc tổ chức bị trì trệ, hoặc có thể dẫn đến không thành công.

Vậy để việc tổ chức diễn ra suôn sẻ, nhân lực cần đầy đủ các yếu tố sau:

  1. Có kiến thức: Phải có kiến thức về sản phẩm, về lĩnh vực quý công ty muốn tổ chức event. Cũng như hiểu biết về đối tượng khách hàng mà quý công ty muốn hướng đến.
  2. Kỹ năng: Có kỹ năng lập kế hoạch tổ chức. Đồng thời có khả năng giám sát quá trình tổ chức sự kiện.
  3. Có khả năng sáng tạo, xử lý tình huống
  4. Thái độ: Có một thái độ nghiêm túc, nhiệt tình không ngại khó khăn. Chịu áp lực công việc cũng như luôn luôn học hỏi và xây dựng mối quan hệ với mọi người.
  5. Sự chuyên nghiệp, tùy cơ ứng biến, hỗ trợ hợp tác với doanh nghiệp, công ty,…

Địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp với sự kiện đơn giản 4

Tổ chức sự kiện thành công chính là đạt được những mục tiêu ban đầu mà doanh nghiệp đề ra. Vì vậy, không phải lúc nào một hội nghị, sự kiện, hội thảo thành công cũng cần kì công chuẩn bị và hao tốn tài chính và tiền bạc. Bạn có mặt khác bạn có thể nhờ đến các địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để tham khảo không gian và ý kiến của họ nhằm tổ chức được buổi sự kiện đáng nhớ nhất nhé!

Article Categories:
Cưới

Comments are closed.

Shares