Bật mí kinh nghiệm lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị

Với sự phát triển như hiện nay, các trung tâm hội nghị mọc lên san sát nhau. Điều này khiến nhiều bạn rất bối rối không biết nên lựa chọn trung tâm nào thì phù hợp và chất lượng tốt. Vậy nên, hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ cho các bạn những kinh nghiệm lựa chọn trung tâm để có được một buổi hội nghị khách hàng thành công.

Tìm hiểu kỹ càng địa điểm tổ chức

Trước khi đi tìm kiếm hay thuê một trung tâm hội nghị các bạn nên tìm hiểu kỹ càng những thông tin liên quan trên các phương tiện truyền thông hay internet, bên cạnh đó bạn có thể tham khảo ý kiến của bạn bè hay người thân của mình. 

Bạn nên ưu tiên lựa chọn những nhà hàng hội nghị gần trung tâm thành phố, nằm trên lộ lớn để thuận tiện hơn cho việc di chuyển cũng như tìm kiếm của khách mời đến tham dự.

Nhà hàng Metropole toạ lạc tại quận 3 tpHCM

Lựa chọn sảnh tiệc và phong cách trang trí của sảnh

Các bạn nên lựa chọn diện tích sảnh dựa vào danh sách khách mời, từ danh sách khách mời các bạn có thể ước lượng số lượng bàn tiệc và từ đó chọn ra sảnh tiệc có diện tích phù hợp với quy mô của buổi hội nghị khách hàng. Điều này sẽ giúp các bạn tránh lựa chọn sảnh có không gian quá hẹp hoặc quá rộng so với quy mô của sự kiện. Các bạn nên bàn bạc trước với bên nhà hàng về sơ đồ chỗ ngồi để sắp xếp vị trí cho khách mời một cách hợp lý nhé. Bên cạnh đó, các bạn nên bỏ chút thời gian kiểm tra âm thanh và ánh sáng của sảnh tiệc trước khi đưa ra quyết định.

Phong cách trang trí sảnh tiệc là điều các bạn nên quan tâm. Bởi trang trí đẹp mắt, ấn tượng sẽ mang đến cảm giác dễ chịu cho khách mời, mang đến thiện cảm ngay từ ban đầu cho các vị khách của các bạn. Hiện nay nhiều nhà hàng tiệc cưới có những phong cách trang trí rập khuôn và có sẵn, nếu các bạn muốn lên ý tưởng trang trí cho buổi hội nghị thì hãy trao đổi trung tâm hội nghị để thống nhất. Tuy nhiên, hội nghị là sự kiện quan trọng, các bạn nên cân nhắc trang trí tao nhã và lịch sự để mang lại cảm giác chuyên nghiệp cho khách mời.

Lựa chọn sảnh tiệc phù hợp với quy mô hội nghị khách hàng rất quan trọng

Kinh nghiệm chọn thực đơn tiệc

Thực đơn món ăn cho hội nghị là phần quan trọng của cả buổi sự kiện. Sau một khoảng thời gian nghiêm túc, các khách mời sẽ có khoảng thời gian thư giãn, đó chính là lúc các món ăn được đưa lên. Chính vì vậy, các bạn nên cẩn thận lựa chọn thực đơn.

Các bạn nên tránh lựa chọn các món dễ gây dị ứng như các món được chế biến từ hải sản. Bên cạnh đó, không nên lựa chọn các món có mùi hoặc vị khó ăn như các món có mắm cá, mắm tôm,...Điều quan trọng, các bạn luôn phải đảm bảo món ăn còn ấm nóng khi đưa lên phục vị các vị khách.

Hiện nay, có nhiều nhà hàng cho thử trước các món ăn, các bạn nên tận dụng dịch vụ này để có thể lựa chọn ra được món ăn phù hợp và ưng ý nhất cho buổi hội nghị được diễn ra thành công hơn. Nếu doanh nghiệp bạn có sự thay đổi về lượng khách tham dự, hãy thông báo trước cho bên nhà hàng khoảng 2 tuần nhé.

Món ăn ngon sẽ góp phần thành công cho hội nghị khách hàng

Đặt cọc tiền

Các bạn không nên vội vã đặt cọc nhà hàng tổ chức hội nghị trong lần gặp đầu tiên. Khi các bạn đã ưng ý và xem xét kỹ lưỡng kể cả các chương trình ưu đãi, khuyến mãi của nhà hàng thì mới nên đặt cọc.

Bên cạnh đó, các bạn nên tìm hiểu kỹ phương thức đặt cọc cũng như thanh toán của nhà hàng trên fanpage hoặc website trước để tránh bỡ ngỡ.

• Xem thêm: Các bước tổ chức hội nghị cho khách hàng chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất

Cẩn thận trong việc ký hợp đồng

Từ xưa đã có câu "Bút sa gà chết" vì vậy các bạn nên cẩn thận đọc lại những điều khoản của hợp đồng, chỗ nào không hiểu nên hỏi ngay để tránh xảy ra những hiểu lầm và tranh chấp về sau.

• Xem thêm: Cẩm nang tổ chức hội nghị cho khách hàng từ A - Z

Kết luận

Trên bài viết là những chia sẻ về kinh nghiệm trong việc lựa chọn trung tâm tổ chức hội nghị. Hy vọng qua những chia sẻ trên sẽ giúp doanh nghiệp bạn tìm ra nơi ưng ý nhất để tổ chức hội nghị khách hàng.

• Xem thêm: Metropole là địa điểm lý tưởng để tổ chức hội nhị khách hàng