Hội thảo là một loại sự kiện có tính chất quan trọng và trang nghiêm hơn những loại sự kiện khác. Chính vì thế các bước chuẩn bị cũng như địa điểm tổ chức sự kiện cần phải kỹ càng và có sự phù hợp cao. Để tổ chức một sự kiện hội thảo thành công, bạn cần chuẩn bị các bước được chia sẻ trong bài viết dưới đây.
Xác định chủ đề buổi hội thảo
Những bước chuẩn bị cho sự kiện hội thảo chuyên nghiệp
Đây là bước quan trọng đầu tiên bạn cần phải xác định rõ ràng trước khi đi sâu vào các bước chuẩn bị khác. Việc xác định rõ ràng chủ đề sẽ khiến bạn dễ dàng hình dung được số lượng khách mời nên là bao nhiêu, cách bày trí, địa điểm tổ chức ở đâu sẽ phù hợp, diễn giả, nội dung chia sẻ,….
Xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo
Bước này sẽ phụ thuộc vào việc bạn tổ chức hội thảo cấp trường, cấp công ty hay nội bộ thì bạn chỉ cần có quyết định ký của bạn giám hiệu hoặc ban giám đốc công ty. Còn nếu là những buổi hội thảo mang tính cấp quận, cấp quốc gia thì bạn cần xin giấy phép với các cơ quan có thẩm quyền.
Việc xin giấy phép sẽ giúp buổi hội thảo được diễn ra đúng quy trình, suôn sẻ hơn và tránh những trường hợp không mong muốn xảy ra.
Chuẩn bị tài liệu hội thảo
Đặc thù chính của các sự kiện hội thảo, hội nghị là quá trình thảo luận, họp hội thống nhất một số vấn đề hoặc những buổi huấn luyện, chia sẻ các kiến thức chuyên ngành. Chính vì thế bạn cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu cho đúng số người sẽ tham gia để tất cả mọi người có thể nắm bắt kịp các thông tin được chia sẻ hoặc nội dung sẽ thảo luận.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện là bước rất quan trọng
Đây là một bước cực kỳ quan trọng, là một trong những yếu tố góp phần thành công cho buổi hội thảo của bạn. Địa điểm được lựa chọn phải dựa vào số người tham gia, tính chất và các hoạt động sẽ diễn ra trong buổi hội thảo. Từ đó, bạn sẽ lựa chọn được địa điểm có trang bị đầy đủ các thiết bị phục vụ cho buổi hội thảo như là, máy chiếu, micro, bàn ghế, bảng viết nếu cần thiết,…
Với địa điểm tổ chức hội thảo tại tphcm được chia thành một số địa điểm đặc trưng như:
- Phòng họp dành cho doanh nghiệp: thông thường đây sẽ là những phòng họp hội các cổ đông hoặc các buổi họp thường niên của doanh nghiệp. Những diện tích và sức chứa có phần hạn chế hơn so với các loại dưới đây.
- Trung tâm hội nghị, hội thảo: đây là nơi chuyên tổ chức các sự kiện họp hội nghị, hội thảo, tiệc cưới. Vị trí các địa điểm này thường nằm ở các quận trung tâm thành phố, rất dễ dàng cho việc di chuyển. Ngoài ra, tại đây còn có đội ngũ nhân viên phục vụ sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình diễn ra toàn bộ sự kiện.
- Khu nghỉ resort: cũng có những buổi hội thảo, chia sẻ kiến thức mới được tổ chức tại những nơi xa thành phố và bình yên như vậy. Vừa đảm bảo được tính bảo mật cho buổi hội nghị lại vừa có những tham quan chụp ảnh đẹp, nghỉ giải lao giữa giờ cho khách mời. Hoặc buổi hội thảo có thời gian diễn ra 2 – 3 ngày cần có chỗ nghỉ tại nơi, không phải mất nhiều thời gian di chuyển.
Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo
Làm việc trước với diễn giả, MC hoặc người điều hành
Trước khi diễn ra buổi hội thảo thì người nắm giữ nội dung và hiểu về tính chất buổi hội thảo nhất cần có buổi làm việc trước với người có vai trò dẫn dắt chương trình. Người chủ trì buổi hội thảo có vai trò rất quan trọng vì họ sẽ dẫn dắt buổi hội thảo được diễn ra logic và hợp lý nhất.
Các buổi làm việc chủ yếu để nói rõ cho người dẫn dắt chương trình biết nội dung chương trình ra sao và họ cần dẫn dắt với giọng văn và điều phối không khí như thế nào là phù hợp nhất.
Truyền thông cho buổi hội thảo
Bạn cần có kế hoạch truyền thông cho hội thảo ít nhất 1 tháng trước ngày diễn ra hội thảo để mọi người có thể biết đến và sắp xếp thời gian tham gia nếu họ có hứng thú. Diễn giả cũng sẽ là hình thức khá tốt trong việc truyền thông sự kiện, chính vì thế bạn cũng nên cân nhắc nhiều sự lựa chọn sáng giá cho diễn giả.
Phía trên đây là các bước quan trong để bạn có thể tổ chức một buổi hội thảo, hội nghị thành công, lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, thời gian nên truyền thông cho sự kiện,… Chúc hội thảo sắp tới của bạn được diễn ra thành công!
