7 lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị

Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố tạo nên thành công cho một chương trình. Đặc biệt, với quy mô và tính chất hội nghị cần đáp ửng yếu tố sang trọng, bạn nên lưu ý 7 điều dưới đây. 

1. Vị trí của địa điểm phù hợp với đa số người tham gia

Quá trình khảo sát địa điểm ở những trung tâm hội nghị, bạn cần xem xét vị trí địa lý, xem giao thông đi lại có thuận lợi không, địa điểm có dễ dàng tìm kiếm cho người tham gia không. 

Lưu ý, bạn tránh nên chọn những địa điểm xa trung tâm thành phố, những địa điểm ở xa vùng trung tâm có thể có chi phí thấp hơn nhưng với tính chất của buổi lễ hội nghị hay hội thảo, điều đó hoàn toàn không phụ hợp, vì chúng khó có thể toát lên tính sang trọng của sự kiện. 

Với những hội nghị được tổ chức trong nhiều ngày, ngoài khu vực sự kiện, bạn cũng cần lưu ý lựa chọn địa điểm gần với những nơi lưu trú cho những khách ở xa và các địa điểm ăn uống lân cận. 

2. Xung quanh địa điểm tổ chức sự kiện có các dịch vụ hỗ trợ

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện, bạn cần quan tâm đến các dịch vụ  hỗ trợ xung quanh của nơi đó. Ví dụ như sự kiện của bạn kéo dài trong nhiều ngày, hãy so sánh giá của tiệc ngay tại sự kiện của địa điểm tổ chức với những dịch vụ ăn uống, nhà hàng bên ngoài, gần với địa điểm của bạn, xem bên nào phù hợp với phần đông người tham gia, chi phí nào hợp lý để đưa ta quyết định. 

Việc khảo sát các dịch vụ hỗ trợ xung quanh địa điểm tổ chức cũng sẽ giúp bạn có góc nhìn tổng quan chung về khu vực diễn ra sự kiện. Đồng thời chủ động hơn khi xử lý các tình huống khách quan có thể phát sinh trong sự kiện của mình.

3. Không gian của địa điểm đáp ứng tốt yêu cầu của sự kiện

Với tính chất của sự kiện hội nghị, những yêu cầu cần đáp ứng ở mức chuẩn. Do đó, khi khảo sát địa điểm, bạn cần chú ý tới sảnh tiệc, sảnh đón khách, hàng lang đi bộ và những khu vực liên quan. Điều quan trọng phải đáp ứng đầu tiên chính là không gian. Diện tích đủ rộng để chứa đủ số lượng khách mời và có đủ không gian cho lối đi lại, set up bàn ghế, đặt bàn chờ chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho hội nghị. 

Với những sự kiện có quy mô nhỏ, bạn nên ưu tiên chọn sảnh tiệc nhỏ, vừa đủ để tổ chức. Tránh chọn không gian sảnh quá cao và rộng sẽ tạo cảm giác loãng chương trình.

4. Tiến hành khảo sát các dịch vụ đi kèm

Chất lượng âm thanh là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chương trình của buổi hội nghị. Do đó, việc khảo sát và kiểm tra các dụng cụ từ âm thanh, ánh sáng, sân khấu, thiết bị trình chiếu, bàn ghế,... và những dịch tích hợp kèm theo cũng là điều bạn cần thực hiện cẩn thận để đảm bảo sự kiện của mình được diễn ra một cách suôn sẻ.

Thông thường hội nghị diễn ra thường có tiệc tea - break trong thời gian giải lao. Do đó, bạn cần kiểm tra địa điểm có những loại bàn, thức ăn và đồ uống có phù hợp không. Hay về phong cách phục vụ của nhân viên trong nhà hàng cũng là điều bạn cần đánh giá. 

Một điều bạn nên lưu ý, đó là địa điểm cung cấp các dịch vụ trọn gói sẽ tốt và tiện lợi hơn cho bạn trong quá trình chuẩn bị buổi hội nghị. Một đánh giá mà các nhà tổ chức sự kiện hàng đầu nhận xét rằng, những địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thường biết mỗi loại hình sự kiện cần phục vụ những gì nên sự chuẩn bị về trang thiết bị thường cập nhật theo công nghệ, luôn hiện đại và đáp ứng được kỳ vọng của chương trình. 

5. Cân bằng mức chi phí tổ chức 

Việc khảo sát nhiều địa điểm, đối chiếu và so sánh là điều mà ai tổ chức sự kiện đều biết. Tuy nhiên, địa điểm vừa có thể đáp ứng được những tiêu chí đề ra, vừa có mức chi phí hợp lý mới là địa điểm phù hợp nhất với sự kiện của bạn. Do đó, hãy dành nhiều thời gian trong việc khảo sát địa điểm để phân tích và tìm kiếm được địa điểm có thể giúp sự kiện của bạn thành công.

>>> Xem thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công 

Nếu như buổi hội nghị có quy mô lớn và nhiều hạng mục liên quan đến địa điểm tổ chức sự kiện thì bạn nên tìm đến các đơn vị tổ chức có kinh nghiệm để được tư vấn địa điểm và thỏa thuận với mức giá phù hợp nhất.

6. Cam kết mức độ an toàn cho khách tham dự

Công tác phòng chống chữa cháy, hỏa hạn, lối thoát hiểm và cách sơ tán của địa điểm có đảm bảo an toàn cho người tham gia không. Việc quản lý những rủi ro này thường hiếm khi xảy ra nhưng tất hẳn vẫn phải có, do đó bạn không nên chủ quan.  

Bên cạnh đó, bạn nên quan tâm đến các cơ quan chức năng, xem xét địa điểm dự định lựa chọn có gần với công an phường, bệnh viện, trạm xá không, để thuận tiện cho những tình huống khẩn cấp diễn ra. 

7. Bãi đỗ xe rộng rãi

Cuối cùng, chỗ giữ, đậu xe dành cho khách nên có sức chứa đủ thoải mái cho cả phương tiện xe máy và ô tô. Lối ra vào nên rộng rãi, thuận tiện di chuyển để tránh gây ách tắc giao thông. 

Trên đây là 7 lưu ý quan trọng khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện hội nghị. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có những kinh nghiệm hữu ích cho mình.  

Xem thêm tổ chức chương trình sự kiện tại Riverside Palace