7 bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Written by

Như chúng ta đã biết, từ lâu tổ chức sự kiện đã trở thành công cụ đăc lực để doanh nghiệp thực hiện hoạt động tiếp thi, xúc tiến, quảng bá sản phẩm, dịch vụ cũng như thương hiệu công ty hiệu quả. Thông qua sự kiện, doanh nghiệp sẽ truyền tải được những thông tin, hình ảnh quan trọng, chiến lược kinh doanh đến tận mỗi một khách hàng. Sự kiện quan trọng là thế nhưng không phải ai cũng biết cách tổ chức sao cho hoàn hảo nhất. Với bài viết này, địa điểm tổ chức sự kiện Riverside Palace xin được mang đến bạn 8 bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mà bạn nên biết.

1. Tiến hành hoạt động nghiên cứu

Đây được xem là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện. Theo đó, trước khi lập ra bản kế hoạch chi tiết bạn cần phải nghiên cứu và đưa ra các thông tin cơ bản nhất về sự kiện sắp tổ chức. Dù là sự kiện gì thì cũng cần phải xác định rõ những thông tin cơ bản sau:

  • Chủ đề chính của chương trình
  • Mục tiêu tổ chức
  • Thông điệp của sự kiện
  • Đối tượng và số lượng khách mời tham dự
  • Thời gian tổ chức
  • Ngân sách dự kiến
  • Sự khác biệt của sản phẩm/ dịch vụ đối với đối thủ

Đây đều là những yếu tố quan trọng mà bạn cần phải nắm rõ để có thể tổ chức một sự kiện thành công và đi đúng hướng. Hoạt động nghiên cứu rất quan trọng, vì qua việc này, chúng ta có thể định hướng được các công việc cần chuẩn bị và hoàn thành để mang lại hiệu quả cho sự kiện, tránh được việc lãng phí thời gian và tiền bạc. Nếu không xác định được những thông tin đã nêu trên rõ ràng, các công việc dễ bị chồng chéo, gây mất thời gian và sau khi sự kiện diễn ra thì kết quả mang lại không được như mong đợi của khách hàng.

địa điểm tổ chức sự kiện

Tiến hành hoạt động nghiên cứu được xem là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện

2. Xây dựng chủ đề chính

Một sự kiện được xem là hoàn hảo, ấn tượng và để lại hiệu ứng tốt hay không là phụ thuộc vào chính ý tưởng. Có thể bạn chưa biết, cảm hứng chính là yếu tố để quyết định ý tưởng tổ chức sự kiện hiệu quả, thành công. Nếu bạn có ngân sách lớn bạn hoàn toàn có thể lựa chọn những không gian lớn, ấn tượng, hấp dẫn để thỏa sức sáng tạo và thể hiện khả năng của mình cho sự kiện. Thế nhưng do sự giới hạn ngân sách việc lên ý tưởng dường như bị bó hẹp rất nhiều. Vậy làm thế nào để tạo ý tưởng cho sự kiện?

Trước tiên vấn đề về thời gian, không gian sẽ ảnh hưởng đến sự sáng tạo cho ý tưởng. Hãy bắt đầu lên ý tưởng từ sớm để không bị sức ép về tiến độ và thời gian khiến cho bạn cảm thấy mất bình tĩnh, những lúc như vậy khó mà có thể suy nghĩ ra một ý kiến sáng tạo, hay ho được. Hơn nữa, ý tưởng cũng có thể khơi gợi từ chính trong cuộc sống. Bạn sẽ có rất nhiều ý tưởng cho sự kiện từ concept chính của chương trình qua một bức tranh ấn tượng, ý tưởng dựng sân khấu từ kiến trúc ngôi nhà độc đáo nào đó… Mọi ý tưởng đều được lấy từ chính những vật dụng, hình ảnh, hiện tượng xung quanh mà bạn quan sát thấy hàng ngày.

địa điểm tổ chức sự kiện

Một sự kiện được xem là hoàn hảo, ấn tượng và để lại hiệu ứng tốt hay không là phụ thuộc vào chính ý tưởng

3. Thiết kế sự kiện

Với bước này, thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa những ý tưởng đã đề ra thành những đầu việc cần làm. Trong đó, bạn cần phải thiết kế một vài điều cơ bản sau:

  • Lựa chọn địa điểm thực hiện: nhà hàng, khách sạn, khu nghỉ dưỡng, công viên,…
  • Xác định thời gian tổ chức
  • Xác định chủ đề chương trình
  • Xây dựng kịch bản chi tiết: nội dung chương trình, games, văn nghệ
  • Thiết kế hình ảnh chương trình: phông, bạt, backdrop, standee, màn hình, presenter, đèn chiếu, video clip, logo, mũ và các dụng cụ khác.

địa điểm tổ chức sự kiện

Thiết kế sự kiện chính là việc cụ thể hóa những ý tưởng đã đề ra thành những đầu việc cần làm

4. Lập kế hoạch tổ chức sự kiên

Ở bước này bạn cần phải chia bản kế hoạch ra thành nhiều bước nhỏ chi tiết nhất. Sự kiện đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển của công ty thế nên nếu nó được tổ chức theo bản năng và không có một kế hoạch nào nhất định sẽ dẫn đến tình trạng bị trì trệ, không mang đến kết quả tốt. Lập kế hoạch là hình thức thiết lập các bước để hoàn thành mục tiêu, nó sẽ đưa ra những phương án, cách thức thực hiện công việc chi tiết nhất, giúp cho tổ chức hoặc chính bản thân bạn chạm đến được mục tiêu đã đề ra. Vậy bạn cần quan tâm đến điều gì khi lập kế hoạch:

  • Danh sách khách mời
  • Nhân lực phục vụ sự kiện: nhân viên của nhà hàng, nhân viên phụ trách sự kiện, hỗ trợ đoàn, nhân viên kỹ thuật, nhân viên tiệc
  • Thiết bị sử dụng trong sự kiện: đèn, set up bàn tiệc, màn hình led, hóa trang trí, standee, backdrop, nước uống, ly cốc, máy tính, máy chiếu, rèm, cửa, loa, hộp bốc thăm.
  • Ngân sách sự kiến
  • Dự đoán và kiểm soát rủi ro: rủi ro về kĩ thuật, về số lượng khách mời vượt quá dự kiến,…

địa điểm tổ chức sự kiện

Sự kiện đóng vai trò quan trọng cho sự phát triển của công ty thế nên nó cần phải được tổ chức với bản kế hoạch chi tiết nhất

>>> Đọc thêm: Kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện thành công

5. Thực hiện kế hoạch

Đây là lúc bạn cần liên hệ với địa điểm tổ chức sự kiện để chuẩn bị cho các hạng mục có trong sự kiện. Tùy theo loại hình cũng như quy mô của sự kiện, quá trình chuẩn bị sẽ mất ít nhất 2 tuần để thực hiện. Thông thường các hạng mục trong một sự kiện có: thuê MC, ca sỹ, PG, nhóm múa, in banner, phát tờ rơi, quà tặng…Nếu bạn đã có bản kế hoạch cụ thể đã lập ra trước đó thì việc thực hiện sẽ vô cùng rõ ràng, dễ dàng và đi theo mục tiêu chính đề ra. Lưu ý rằng bạn cần phải kiểm soát chặt chẽ để hạn chế mọi sự cố có thể xảy ra.

6. Tiến hành thực hiện sự kiện

Đây chính là thời điểm bạn thu lại kết quả cho công sức của bạn đã bỏ ra trước đó, cho thấy các quy trình tổ chức sự kiện mà bạn đã lên kế hoạch có đúng đắn, chính xác hay không. Hãy nhớ rằng, sau khi lập kế hoạch, chuẩn bị, và chạy chương trình, bạn vẫn cần thực hiện hoạt động giám sát, điều chỉnh nhân lực chặt chẽ để có thể kịp thời xử lý các sự cố phát sinh (nếu có) trong sự kiện.

7. Kết thúc sự kiện

Ở bước này, hẳn bạn đã có thể thở phào nhẹ nhõm vì sự kiện đã kết thúc. Công việc tiếp theo là tiến hành thanh lý hợp đồng cho địa điểm tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, để có thể tổ chức một buổi sự kiện khác chuyên nghiệp hơn cho những lần sau bạn cần rà soát lại một lần nữa công tác chuẩn bị và rút ra những kinh nghiệm, bài học ý nghĩa. 

địa điểm tổ chức sự kiện

Sau mỗi sự kiện bạn cần rà soát lại một lần nữa công tác chuẩn bị và rút ra những kinh nghiệm, bài học ý nghĩa

Trên đây là 7 bước quan trọng trong quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp mà bạn cần biết. Hy vọng với những chia sẻ trên đây của Riverside Palace – địa điểm tổ chức sự kiện uy tín tại TPHCM sẽ phần nào giúp bạn có thêm những thông tin hữu ích để có thể lên kế hoạch và tổ chức một buổi sự kiện thành công mỹ man cho công ty của mình.

Article Categories:
Nhà Hàng - Tiệc Cưới

Comments are closed.

Shares