Tổ chức một sự kiện thường có nhiều khâu phải xử lí và việc chọn địa điểm tổ chức sự kiện sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện không ít. Dưới đây là một số hướng dẫn của Riverside Palace về thời điểm đưa ra quyết định, những điều cần cân nhắc và cách làm tốt hơn.
Khi nào bắt đầu tìm kiếm địa điểm?
Khi đã xác định được 3 điều sau thì bạn có thể bắt đầu tìm địa điểm tổ chức event: ngân sách, quy mô sự kiện và không gian. Nên đặt chỗ trước thời gian dự kiến khoảng 4-6 tháng để chuẩn bị kế hoạch kĩ lưỡng, chẳng hạn như phục vụ ăn uống, in ấn tài liệu và quảng bá truyền thông.
Những điều cần cân nhắc khi tìm kiếm địa điểm
1. Vị trí
Địa điểm tổ chức sự kiện thuận lợi
Địa điểm tổ chức nên là nơi thuận tiện cho việc đi lại của đại đa số khách tham dự. Nếu muốn giảm tình trạng trễ giờ thì hãy cung cấp một bản đồ chi tiết hướng dẫn đường đến cụ thể. Ngoài cũng nên chỉ ra rõ thông tin bãi đậu xe và hỗ trợ di chuyển cho khách có những trải nghiệm thoải mái nhất. Nếu sự kiện có qui mô lớn thì nên treo banner hoặc áp phích triển lãm trên đường tới địa điểm để khách mời dễ nhận biết hơn.
2. Bãi đậu xe
Địa điểm tổ chức có bãi đậu xe và bảo vệ trực bãi xe là những điều cần lưu tâm tới nhất. Nếu như nơi được thuê không có bãi xe thì nên xem xét gần có bãi đậu xe công cộng trả phí hay không. Bạn có thể đặt trước các bãi đậu xe gần đó cho những người tham dự của bạn và bao gồm chi phí trong giá vé hoặc yêu cầu người tham dự trả tiền khi họ đậu xe. Ưu tiên tìm những địa điểm có bãi đậu xe nằm trong gói dịch vụ với giá ưu đãi để tiết kiệm chi phí.
3. Sức chứa tối thiểu của hội trường
Đầu tiên là sức chứa của căn phòng có phù hợp với số lượng khách mời dự kiến hay không? Ngoài ra, trong hội trường cũng phải đảm bảo an toàn về phòng cháy chữa cháy, lối thoát hiểm và chuông báo cháy. Và nếu như sự kiện có phục vụ thức ăn thì nên xem xét kĩ lưỡng thực đơn và số lượng để không vượt quá ngân sách dự trù. Bạn có thể khảo sát tình hình số lượng vé bán trước khi diễn ra sự kiện để có con số chính xác cụ thể nhất.
Sức chứa tối thiểu của hội trường
Đặc biệt nên chú ý kiến trúc hội trường có thích hợp với chủ đề sự kiện hướng đến. Một buổi dạ hội thì cần không gian khác với nơi tổ chức hội chợ. Bầu không khí mang lại phải hỗ trợ cho mục tiêu thành công của sự kiện, nếu không gian ít phù hợp thì bạn phải tốn nhiều thời gian và chi phí để trang trí thay vào chỗ cần thiết.
4. Dịch vụ đi kèm
Trong gói dịch vụ của địa điểm tổ chức phải nêu rõ những hạng mục đi kèm như: thực đơn cho sự kiện, hỗ trợ điều tiết khách mời, hệ thống kỹ thuật, bàn ghế trong hội trường. Bên cạnh đó là trang trí hội trường và sảnh đón khách cũng là một phần không nhỏ để tạo ấn tượng cho khách tham dự.
Dịch vụ đi kèm
Đồng thời, bạn phải kiểm tra những thiết bị âm thanh có đạt chuẩn và chất lượng cao theo đúng yêu cầu. Nếu chất lượng dịch vụ đi kèm không đủ tốt thì bạn sẽ tốt thêm chi phí thuê dịch vụ bên ngoài vào thay thế.
5. Đối tượng tham dự
Cần xác định đối tượng tham dự và nhu cầu của họ khi tới sự kiện lần này. Một sự kiện không nêu rõ về giới hạn độ tuổi thì phải chuẩn bị một số dịch đặc biệt tùy nhu cầu. Nếu như sự kiện của bạn có trẻ em, việc cần làm là phải đảm bảo trẻ sẽ không gây ảnh hưởng đến những vị khách khác và sự an toàn của chúng.
6. Chi phí và thời điểm tổ chức linh hoạt
Bởi vì tùy vào thời gian sự kiện bắt đầu mà bên trung tâm tổ chức có những gói ưu đãi và đặc biệt dành cho doanh nghiệp. Linh hoạt về ngày diễn ra sự kiện để thuận lợi cho việc thương lượng với các địa điểm. Họ có thể có những ngày trống trên lịch mà họ muốn đăng kí. Bằng cách cung cấp 2-3 ngày dự kiến, bạn có nhiều khả năng được giảm giá hơn.
Xem thêm: Những chia sẻ về kinh nghiệm chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Trên đây là 6 điều cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện mà Riverside Palace muốn gửi đến bạn. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp được cho bạn chuẩn bị một sự kiện thành công tốt đẹp.
