Chương trình chào xuân năm mới là một trong những sự kiện đầu năm khá quan trọng của công ty. Đây là hoạt động khai xuân, mở ra một cơ hội mới cho toàn thể mọi người. Do đó, công tác chuẩn bị cho chương trình cũng hết sức quan trọng. Để giúp bạn tổ chức thành công nhiệm vụ của công ty, Riverside Palace – địa điểm tổ chức sự kiện uy tín tại TPHCM sẽ đưa ra các bước thực hiện như sau.
1. Lập danh sách khách mời
Công việc đầu tiên trong bước lên kế hoạch thực hiện chương trình chào xuân năm mới đó là lập danh sách khách mời. Thành phần khách mời sẽ ảnh hưởng đến việc thuê địa điểm, chuẩn bị quà, bố trí bàn tiệc,… Do đó, trong quá trình liệt kê khách mời và người tham gia, bạn cần phải phân chia từng nhóm đối tượng khác nhau. Từ ban lãnh đạo công ty đến các phòng ban, nhân viên, đối tác khách hàng.
Bên cạnh đó, dựa vào số lượng danh sách khách mời bạn sẽ tính toán được chi phí cho sự kiện của mình. Dựa vào sở thích của đối tượng khách tham gia bạn sẽ biết được nhu cầu để lên cho ý tưởng, chủ đề thực hiện chương trình.
2. Sắp xếp thời gian tổ chức chương trình
Tiếp đến, bạn cần lựa chọn thời gian tổ chức thích hợp để sao cho tất cả mọi người đều có thể tham gia đầy đủ và có thời gian thoải mái để chuẩn bị. Và thời điểm phù hợp nhất đó là những ngày cuối tuần như thứ bảy, chủ nhật. Khung giờ chiều tối là khoảng thời gian thích hợp nhất cho việc tổ chức chương trình.
3. Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
Căn cứ vào số lượng người tham gia cùng với thời gian tổ chức chương trình bạn đã có cơ sở để tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức.
Những địa điểm mà bạn có thể lựa chọn để khảo sát và thuê như trung tâm hội nghị, nhà hàng tiệc cưới, khách sạn 4 sao, 5 sao, trung tâm tổ chức sự kiện,…
Việc lựa chọn địa điểm phù hợp và sao cho thuận lợi nhất cho cả người tổ chức và người tham gia bao gồm các yếu tố như: vị trí địa lý, cơ sở vật chất, trang thiết bị, hệ thống âm thanh ánh sáng, hệ thống sảnh, thực đơn tiệc, dịch vụ cung cấp khác,…
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện
4. Lên kịch bản chương trình
Để một chương trình diễn ra suôn sẻ và thực hiện xuyên suốt bạn cần phải lên kịch bản chương trình. Dù sự kiện có quy mô lớn hay nhỏ thì việc có kịch bản chương trình sẽ giúp bạn bám sát và thực hiện chương trình một cách chi tiết, rõ ràng và quản lý được những rủi ro. Từ đó, đảm bảo chương trình diễn ra đúng theo thời lượng chương trình.
5. Lên chủ đề chương trình chào xuân năm mới
Mỗi sự kiện diễn ra cần có một chủ đề nhất định. Chủ đề đóng vai trò như một cái tên cho toàn bộ chương trình. Do đó, bạn chỉ nên chọn một thay vì nhiều chủ đề cùng lúc. Mặt khác, đối với những sự kiện có tính thường niên thì bạn nên thay đổi tên chủ đề để tạo sự khác biệt. Tránh lặp lại hoặc sao chép từ đơn vị khác để thực hiện chương trình của mình.
6. Thực hiện chương trình chào xuân năm mới
Với kịch bản đã xây dựng cùng với sự chuẩn bị để tổ chức chương trình chào xuân năm mới. Bạn cần phân chia và sắp xếp vị trí cho từng bộ phận, nhóm người phụ trách để dễ dàng kiểm soát và quản lý xuyên suốt đến khi chương trình kết thúc.
Trong quá trình tiến hành chương trình, bạn cần có một đội ngũ lễ tân chào đón khách trước khi sự kiện chính thức bắt đầu. Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự thực hiện chương trình cũng cần khỏe mạnh và năng động.
Ngoài ra, hệ thống âm thanh ánh sáng và sân khấu cũng cần được set up chỉnh chu và kiểm soát nghiệm ngặt. Bởi âm thanh là yếu tố quan trọng giúp bạn giao tiếp trực tiếp với mọi người. Do đó, ban tổ chức cần đảm bảo nguồn điện đủ mạnh, nội dung được phát qua loa cần phù hợp, gần gũi và dễ cảm nhận đối với những người ngồi ở dưới.
Cuối cùng, kết thúc chương trình, bạn đừng quên gửi tặng những món quà đến những vị khách tham dự. Món quà vừa là lời cảm ơn sự có mặt của mọi người, đồng thời cũng thể hiện sự chu đáo của công ty đến toàn thể nhân viên, khách hàng.
Trên đây là 6 bước tổ chức sự kiện chào xuân năm mới cho công ty do Riverside Palace – địa điểm tổ chức sự kiện uy tín tại TPHCM chia sẻ. Hy vọng rằng với những kinh nghiệm được chia sẻ ở trên sẽ giúp các bạn có thêm cơ sở, gợi ý để tổ chức thành công chương trình của công ty.
