Nhằm giúp bạn thực hiện chương trình sự kiện hội thảo diễn ra thành công. Trung tâm hội nghị Riverside Palace – Địa điểm tổ chức sự kiện lâu năm ở thành phố Hồ Chí Minh sẽ chia sẻ 5 yếu tố quan trọng ngay sau đây.
Chương trình hội thảo diễn ra nhằm giúp các người tham gia và ban tổ chức kết nối với nhau, cùng thảo luận về một vấn đề. Qua đó, sự kiện còn mang đến một thông điệp cụ thể nhằm thể hiện rõ mục đích của buổi hội thảo. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị những yếu tố sau khi thực hiện chương trình hội thảo.
1. Xây dựng chủ đề và nội dung hấp dẫn
Dựa vào lĩnh vực mà bạn đang hoạt động để định hướng tổ chức buổi hội thảo có nội dung phù hợp. Ví dụ, xây dựng nội dung thực hiện cho hội thảo tài chính, chứng khoán sẽ khác so với hội thảo về phát triển bản thân, sức khỏe, tình yêu, gia đình. Ngành nghề cụ thể thường yêu cầu chất lượng dịch vụ mang tính nghiêm túc hơn so với những lĩnh vực chung gắn với cuộc sống của con người.
Căn cứ vào đó, bạn nên đưa ra một chủ đề tổng thể để làm nền tảng cơ bản cho việc xây dựng nội dung chương trình.
2. Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp
Dựa vào ý tưởng có sẵn, tiếp theo hãy tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện hội thảo phù hợp. Đây là một trong những yếu tố giúp bạn thực hiện theo đúng kịch bản mà mình đã đề ra. Bởi nếu diễn ra một nơi không phù hợp thì các hoạt động trong chương trình sẽ không thực hiện đúng như ý muốn.
Do đó, việc lựa chọn địa điểm từ sớm sẽ giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện kế hoạch của mình. Bên cạnh đó, sự phân công công việc cũng sẽ rõ ràng hơn.
Địa điểm tổ chức nên thuận lợi cho người tham gia, nếu quy mô sự kiện lớn bạn nên ưu tiên chọn những nơi gần với khu vực trung tâm thành phố để mọi người có thể sắp xếp thời gian đến dự.
Có thể bạn quan tâm
>>> Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng cho hội thảo hội nghị
>>> Những lưu ý quan trọng khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện
>>> Chia sẻ kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
3. Chú trọng khâu phục vụ khách mời
Sự hài lòng của khách mời là thước đo thành công của mỗi sự kiện. Với chương trình hội thảo được tổ chức, bạn cần chuẩn bị chu đáo những phần như tài liệu buổi hội thảo, sắp xếp và bố trí chỗ ngồi hợp lý, chuẩn bị bàn tiệc, khu vực ăn uống nhẹ nếu chương trình diễn ra trong thời gian dài.
Ngoài ra, cần có thêm khu vực tư vấn riêng để giải quyết những thắc mắc khác của khách mời. Có như vậy, sự kiện mới thực sự đáp ứng nhu cầu của mọi người trong thời gian diễn ra chương trình. Thái độ phục vụ cũng rất quan trọng. Một nụ cười miền nở sẽ giúp bạn ghi dấu ấn với khách mời một cách thân thiện.
4. Có kế hoạch ngân sách rõ ràng
Chương trình tổ chức sự kiện hội thảo nào cũng mất khoảng một chi phí đáng kể. Do đó, việc hoạch định ngân sách rõ ràng, chi tiết trước khi thực hiện sự kiện là điều bắt buộc bạn phải làm. Cân đối các khoản chi và thu để phân chia ngân sách một cách hợp lý.
Tổ chức một chương trình hội thảo cần chi cho rất nhiều hạng mục như địa điểm, nhân sự, marketing,… Do đó, bên cạnh xác định những khoản chi phí cần thực hiện, bạn có thể có thêm thời gian để khảo sát giá thị trường và chọn lựa thích hợp. Đồng thời, cắt giảm những chi phí không đáng có hoặc quá đắt nhưng không hỗ trợ được nhiều với mục đích của buổi hội thảo.
5. Linh động xử lý tình huống khi có rủi ro
Cuối cùng, với kế hoạch đã lên sẽ không ngoại trừ những trường hợp rủi ro xảy ra. Những tình huống bất ngờ bạn cần có tính linh động chuẩn bị những phương án dự phòng để sự kiện được diễn ra một cách trọn vẹn và thành công nhất.
Hy vọng với 5 yếu tố trên được trung tâm hội nghị Riverside Palace – Địa điểm tổ chức sự kiện lâu năm tại TPHCM chia sẻ, các bạn sẽ bỏ túi cho mình những kinh nghiệm quý báu khi thực hiện chương trình hội thảo. Chúc sự kiện của bạn diễn ra thành công!
>>> Xem thêm: Dịch vụ tổ chức hội nghị hội thảo uy tín tại TPHCM
