5 yếu tố cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Ngày nay, tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng được nhiều người lựa chọn. Bởi nó mang đến một không gian mở thoáng đãng, gần gũi với thiên nhiên, hiện đại, thỏa sức mang vào những ý tưởng trang trí ấn tượng mà không bị gò bó trong diện tích chật hẹp. Tuy nhiên, ngoài một quy trình tổ chức chặt chẽ, để có thể làm nên một buổi sự kiện thành công mỹ mãn thì còn một vài yếu tố cần phải lưu ý. Bởi vậy, với những bí quyết sau đây của Riverside Palace - địa điểm tổ chức sự kiện, sẽ giúp bạn lên kế hoạch tốt nhất, lường trước mọi tình huống xảy ra để sự kiện diễn ra suôn sẻ và hoàn hảo.

Tổ chức sự kiện ngoài trời ngày càng được nhiều người lựa chọn

Bãi giữ xe cho khách mời

Một trong những nhược điểm của những bữa tiệc ngoài trời đó chính là bãi giữ xe sẽ hiếm khi sẵn sàng tại địa điểm tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, nếu lường trước được và tính toán khéo léo, bạn sẽ dễ dàng tìm được phương án cho nó. 

Hãy dựa vào danh sách khách mời và xác định số lượng người tham gia để từ đó tính số lượng xe và phân bố sao cho hợp lý. Sắp xếp các bãi xe ở quanh địa điểm tổ chức sự kiện. Càng gần khu vực diễn ra buổi tiệc càng tốt vì sẽ tiện hơn đối với khách mời. Có một bãi xe gọn gàng sẽ tránh tình trạng ùn tắc giao thông tại khu vực chính gây nên hình ảnh lộn xộn không đẹp mắt cho sự kiện và cũng giúp cho khách mời cảm thấy thoải mái, tiện lợi hơn.

Việc sắp xếp, bố trí bãi giữ xe hợp lý sẽ giúp khách mời thoải mái, bữa tiệc sẽ thêm phần trọn vẹn hơn

Tùy theo từng tính chất sự kiện mà bạn có những tính toán linh hoạt cho bãi giữ xe. Ví dụ buổi tiệc mở dành cho mọi đối tượng thì bạn chỉ cần tính toán chỗ để xe máy, và số lượng xe ô tô sẽ khá ít. Còn nếu đó là một buổi nghỉ ngơi cuối tuần dành cho khách hàng lớn ở một khu du lịch sinh thái ở ngoại thành thì đối tượng được mời đa số là những doanh nhân, khả năng lớn họ sẽ đi cùng gia đình bằng ô tô. Vì thế, sẽ mất nhiều diện tích hơn bình thường. Bạn nên khảo sát trước địa điểm nơi diễn ra sự kiện và yêu cầu ban tổ chức sắp xếp sao cho thật chu đáo.  

Lên concept, ý tưởng trang trí cho sự kiện

Việc lên chủ đề trang trí chính là một trong những yếu tố vô cùng quan trọng. Vừa thể hiện chuyên nghiệp, đẳng cấp, sự tinh tế của doanh nghiệp, công ty bạn vừa bày tỏ thái độ tôn trọng khách mời. Với việc tổ chức sự kiện ngoài trời thì chuyện trang trí sẽ hơi vất vả hơn một chút, bởi nó không có sẵn như ở các sảnh tiệc tại nhà hàng, khách sạn. Nhưng đổi lại, bạn sẽ có thể thỏa sức sáng tạo với những ý tưởng hay ho mà không bị gò bó trong lối thiết kế có sẵn. 

Ý tưởng trang trí cho sự kiện ngoài trời không bị gò bó trong không gian chật hẹp

Trong không gian rộng lớn, thoáng đãng thì việc trang trí cần phải khéo léo và có sự tinh tế nếu không khu vực trung tâm sẽ dễ bị mờ nhạt. Đối với đám cưới, khi lên ý tưởng cho địa điểm tổ chức tiệc cưới hãy chọn những vị trí có cảnh sắc hữu tình, lãng mạn để giúp cho việc trang trí dễ dàng hơn. Bạn có thể theo phong cách ngọt ngào với tông màu hồng chủ đạo hoặc những ý tưởng Vintage, Bohemian, Retro độc đáo.

Với các buổi hội nghị, ngoài bong bóng, hoa là những phụ kiện cần thiết, bạn nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức để vừa giúp không gian bớt trống trải mà còn tăng hiệu quả về hình ảnh cho chương trình. Dùng các pano chữ A để giới hạn không gian cũng là một cách hay. Vừa để giới hạn khu vực tiệc vừa tránh người lạ không phải là khách mời tham gia. Đặt các pano chữ A và sắp xếp 1 đến 2 lối vào, sẽ giúp bạn dễ quản lý hơn. Nếu sự kiện diễn ra trong buổi tối thì hãy thiết kế thêm vài dải đèn điện lấp lánh, những ngọn nến lung linh để làm tăng không khí ấm cúng, tỏa sáng cho buổi sự kiện. 

Tổ chức sự kiện ngoài trời thì việc trang trí sẽ có nhiều điểm nhấn sáng tạo hơn

Có phương án dự phòng cho thời tiết 

Một trong những yếu tố khiến những ai muốn tổ chức sự kiện ngoài trời lo lắng đó chính là tình hình thời tiết. Một buổi sự kiện có thành công tốt đẹp hay không thì thời tiết hẳn đóng góp một phần không hề nhỏ. Thế nhưng thay vì ngồi lo lắng và phó mặc cho ông trời toàn quyền quyết định, bạn nên có những dự đoán và đưa ra các biện pháp dự phòng. Hãy xe dự báo thời tiết cho ngày tổ chức sự kiện và cả những ngày trước đó nữa.

Nếu khả năng mưa cao thì hãy chuẩn bị những tấm bạt, dù lớn để che chắn. Nếu trời nắng thì ngoài việc có tấm che bạn nên phân bố thêm những chiếc quạt lớn, hệ thống phun sương để mang đến cảm giác thoải mái cho khách mời. Một gợi ý dành cho bạn là hãy chọn những địa điểm tổ chức sự kiện có sẵn sảnh tiệc trong nhà, để nếu trong suốt quá trình buổi tiệc diễn ra mà vô tình có cơn mưa lớn nào ghé qua thì có thể dễ dàng, linh động di chuyển vào trong nhà và tiếp tục buổi tiệc. 

Xem dự báo thời tiết để có những phương án dự phòng kịp thời

Thực đơn sự kiện

Nếu buổi tiệc của bạn diễn ra trong các khu du lịch hay resort cao cấp thì bạn chỉ việc lựa chọn menu và phó thác việc phục vụ cho phía nhà hàng phụ trách. Nhưng nếu bạn lựa chọn một địa điểm tổ chức sự kiện nào đó ở không gian ngoài trời như Sân vận động Quân khu 7 hay Khu liên hợp thể dục thể thao Phú Thọ chẳng hạn, bạn phải chuẩn bị tươm tất cả vấn đề ăn uống cho khách mời. Vì vậy việc lựa chọn đơn vị cung cấp đồ ăn thức uống cũng rất quan trọng. Ngoài hương vị món ăn còn phải quan tâm đến vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm. Vì phục vụ số lượng lớn người tham dự mà khâu an toàn thực phẩm không chặt chẽ sẽ để lại hậu quả vô cùng nghiêm trọng. 

Tùy theo từng tính chất sự kiện mà xây dựng thực đơn sao cho hợp lý

Tùy theo từng tính chất của buổi sự kiện mà bạn thiết kế thực đơn tiệc sao cho phù hợp. Đó có thể là buổi BBQ hấp dẫn, tiệc Cocktail tươi mát, thực đơn chay trọn vị hay buổi dùng bánh thưởng trà thi vị,...Hãy trao đổi với đơn vị tổ chức để cùng xây dựng một thực đơn sao cho hợp lý và ngon miệng nhé!

Hệ thống âm thanh, ánh sáng

Địa điểm tổ chức các sự kiện ngoài trời thường là các sân vận động, công viên, bãi biển, sân vườn… với không gian rộng. Do đó có hệ thống âm thanh, ánh sáng phải có công sức lớn, đảm bảo các yêu cầu kỹ thuật và có sức lan tỏa trong khắp không gian diễn ra sự kiện. Nếu không chú ý khâu này, chất lượng của buổi tiệc sẽ giảm đi rất nhiều. Trong khu vực tổ chức quá lớn hoặc có gió, cần đầu tư thêm phần âm thanh ánh sáng sao cho phù hợp. Cụ thể thì bạn có thể yêu cầu bên phía nhà cung cấp đề xuất và hỏi ý kiến cấp trên để có lựa chọn lý tưởng với chương trình. Trao đổi với ban tổ chức để khu vực nào cần nổi bật thì hãy tập trung ánh sáng để tránh bị lu mờ. 

Dàn hệ thống ánh sáng, âm thanh phải được đảm bảo trong không gian rộng rãi của tiệc ngoài trời

Trên đây là những yếu tố cần lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời. Hy vọng với những thông tin bổ ích này, Riverside Palace - Địa điểm tổ chức sự kiện đã phần nào giúp bạn hoàn thiện bản kế hoạch cho buổi sự kiện được diễn ra hoàn hảo và trọn vẹn. Với kinh nghiệm nhiều năm tổ chức các buổi sự kiện thành công cùng đội ngũ nhân viên tận tâm, Riverside Palace mong rằng sẽ là sự lựa chọn của bạn để mang đến bạn và khách mời những trải nghiệm tuyệt vời nhất của một buổi sự kiện chuyên nghiệp.