5 bước cần làm để lựa chọn và đặt địa điểm tổ chức hội nghị

Quá trình tổ chức sự kiện phải trải qua nhiều công đoạn khác nhau, đòi hỏi người tổ chức phải thật cẩn thận và tỉ mỉ từng bước để đạt được hiệu quả tốt nhất. Mỗi sự kiện đều có quy mô và tính chất riêng. Chính vì thế, địa điểm tổ chức cần phải có sự phù hợp và tương đồng nhất có thể. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về những bước cần thực hiện để lựa chọn và đặt địa điểm tổ chức hội nghị, giúp quá trình lên kế hoạch tổ chức một cách nhanh chóng và suôn sẻ. 

1. Tìm hiểu về yêu cầu và mục tiêu của hội nghị

Xác định yêu cầu và mục tiêu của hội nghị là một bước vô cùng quan trọng quyết định sự thành công trong quá trình tổ chức. Bạn cần phải có sự thảo luận với khách hàng hoặc ban lãnh đạo về tính chất và những yêu cầu bắt buộc. Chẳng hạn: một sự kiện hoành tráng, mang tầm cỡ quốc tế thì không gian và địa điểm tổ chức hội nghị phải thật sang trọng và đẳng cấp. Bên cạnh đó, bạn phải thống nhất về các tiêu chí quan trọng để thuận tiện cho việc sắp xếp và lên kế hoạch xây dựng ý tưởng. 

Thiết lập mục tiêu sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị 

2. Tìm kiếm thông tin về địa điểm 

Bước tiếp theo trong quá trình tổ chức hội nghị là lựa chọn các địa điểm phù hợp với tính chất, mục đích và yêu cầu của sự kiện. Bạn có thể tìm kiếm thông tin về các trung tâm chuyên về các dịch vụ tổ chức hội nghị trên các trang web, mạng xã hội và xem qua một số hình ảnh được cung cấp để có cái nhìn tổng quan nhất về không gian và kiến trúc.

Đừng quên tham khảo qua các bình luận đánh giá và nhận xét của các khách hàng đã từng sử dụng dịch vụ tổ chức hội nghị tại địa điểm đó vì trải nghiệm của người dùng sẽ mang tính xác thực cao hơn. 

3. Đánh giá và so sánh các địa điểm tổ chức hội nghị 

Sau khi đã có danh sách những địa điểm ưng ý, bạn hãy tổng hợp và đánh giá chi tiết từ vị trí, kích thước, sự tiện nghi, khả năng tổ chức và quản lý,... để lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị phù hợp nhất. Bên cạnh đó, bạn cần phải so sánh thêm một số yếu tố như: giá cả, các tiện ích kèm theo, các chương trình khuyến mãi,... Điều này sẽ giúp bạn không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo khách mời tham dự sẽ nhận được sự chăm sóc chu đáo và tận tình nhất. 

Đánh giá các tiêu chí đã được đề ra theo yêu cầu của doanh nghiệp 

4. Liên hệ và khảo sát địa điểm 

Một bước quan trọng không thể bỏ qua trước khi đặt địa điểm tổ chức hội nghị là đến trực tiếp để khảo sát và xem qua không gian thực tế. Vì hình ảnh chỉ mang tính chất minh hoạ, khó có thể hình dung một cách chính xác kích thước và thiết kế thực tế bên ngoài sẽ như thế nào. Do đó, bạn cần phải liên hệ các địa điểm đã lựa chọn để tham quan, kiểm tra về không gian, kiến trúc, hệ thống âm thanh, ánh sáng,... để đảm bảo rằng chúng đủ khả năng phục vụ số lượng lớn khách mời một cách thoải mái và tiện nghi nhất. 

5. Đàm phán và ký hợp đồng 

Chắc hẳn, sau khi được xem qua trực tiếp các địa điểm tổ chức hội nghị, bạn đã có thể đưa ra quyết định lựa chọn chính xác nhất nơi sẽ diễn ra sự kiện. Hãy thảo luận và bàn bạc với ban quản lý về các yêu cầu và điều kiện thỏa thuận giữa hai bên trước khi đặt chỗ.

Hơn nữa việc đọc kỹ và nghiên cứu các điều khoản được đưa ra trong hợp đồng vô cùng quan trọng, để tránh trường hợp vi phạm các quy định, phải mất thêm khoản chi phí bồi thường không đáng. Nếu bạn muốn chỉnh sửa và thay đổi các điều lệ trong hợp đồng thì nhất định phải có sự thoả thuận và thống nhất từ hai phía một cách rõ ràng. 

Đọc kỹ các điều khoản và chính sách của hợp đồng trước khi ký kết đặt chỗ 

Tổng kết 

Có thể thấy, lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị là một bước cực kỳ quan trọng, quyết định chất lượng và mức độ thành công của một sự kiện. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến cảm nhận của khách mời khi tham dự nên bạn cần phải có sự đầu tư nghiên cứu cũng như tìm hiểu một cách kỹ lưỡng trước khi quyết định đặt chỗ. Mong rằng những thông tin trên thật sự hữu ích và có thể giúp quá trình lên kế hoạch tổ chức hội nghị của bạn được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn. 

>>> Xem thêm tại: Những lưu ý quan trọng giúp bạn lựa chọn trung tâm tổ chức hội thảo phù hợp