4 Tiêu chí chọn Trung Tâm Hội Nghị để Tổ Chức Sự Kiện thành công

Trung tâm hội nghị là những địa điểm tiến hành các chương trình sự kiện chuyên nghiệp, nâng cao đẳng cấp của các chương trình. Lựa chọn thuê công ty tổ chức chuyên nghiệp là bạn đã chấp nhận mức chi phí khá cao để có được một chương trình tầm cỡ. Dù vậy, vẫn có quá nhiều yếu tố liên quan có thể khiến bạn hoang mang, rối trí.

Nhiều sự kiện tầm cỡ chọn Riverside Palace làm nơi tổ chức

Để trả lời câu hỏi: Những tiêu chí nào phải được đánh giá để quyết định trung tâm hội nghị chính xác? Xem qua 4 tiêu chí tiêu biểu dưới đây để đưa ra lựa chọn hợp lý và chuẩn xác nhất.

Vị trí và giao thông

Dựa trên danh sách vị trí nhà ở, làm việc của khách mời, ta có thể dễ dàng khoanh vùng các địa điểm thuận tiện . Nếu không chắc chắn, hãy lựa chọn nhà hàng tổ chức  tại trung tâm thành phố để tất cả mọi người đều có cơ hội tham gia. 

Giao thông Việt Nam cũng là một vấn đề rất nhức nhói. Bạn nên cân nhắc địa điểm nằm gần các tuyến đường rộng và ít tắc nghẽn để khách mời đi lại dễ dàng hơn.

Riverside Palace nằm giữa quận 1, 3, 4, 5, 7 nên thuận lợi cho giao thông

Hãy xác định từ sớm vị trí tổ chức để cung cấp các bản đồ đi lại, sắp xếp phương tiện đưa đón phù hợp, giúp khách mời đúng giờ và chương trình diễn ra đúng tiến độ.

Không gian và số lượng khách mời

Quy mô tổ chức sự kiện giúp xác định kích thước phòng phù hợp. Hãy chọn khán phòng lớn hơn một chút so với số lượng tham gia. Phần không gian thêm này giúp dễ dàng việc xử lý các sự cố bất ngờ như tăng số lượng khách, thay đổi bàn ghế hoặc để đảm bảo các quy tắc phòng cháy chữa cháy. 

Cần lưu ý không nên chọn không gian quá lớn để tránh tạo cảm giác trống trải, tốn kém không cần thiết.

Không gian tổ chức sự kiện dựa trên số lượng tham gia và bố trí bàn ghế

Ngoài yếu tố “chỗ ngồi” cho khách mời, bạn cũng nên cân nhắc các yếu tố như sân khấu, lối đi để sự kiện diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh các yếu tố bên trong kể trên, các yếu tố bên ngoài như chỗ đỗ xe và không gian check-in cũng cần được xem xét kỹ lưỡng.

Thiết kế và chủ đề sự kiện

Mỗi sự kiện có không khí và cách thể hiện riêng. Những yếu tố cần nhắc đến để lựa chọn trung tâm sự kiện có phong cách phù hợp là:

Kiến trúc: Kết cấu tòa nhà là điều đầu tiên khách mời nhìn thấy. Những căn nhà hiện đại và tươi đẹp luôn mang lại cảm giác thoải mái hơn.

Trang trí: Các tùy chọn trang trí thường sẽ được cung cấp sẵn. Dù vậy, hãy chọn những trung tâm có thiết kế hiện đại và gần nhất với chủ đề để dễ dàng hình dung và tiết kiệm thời gian nghiên cứu.

Âm nhạc: Trải nghiệm âm nhạc của mỗi khách hàng là khác nhau do vị trí ngồi và gu thưởng thức khác nhau. Hãy trải nghiệm trước để đảm bảo những khách mời ngồi tại góc khán phòng cũng có thể cảm nhận âm thanh một cách tốt nhất.

Bố trí: Vị trí sân khấu và sắp xếp bàn ghế sẽ giúp ích rất nhiều đến tương tác giữa khách mời và ban tổ chức. Bố trí cũng bao gồm cả lối đi check-in, kết thúc sự kiện và sắp xếp cho nhân viên phục vụ thức ăn.

Bố trí bàn chữ U dễ dàng tương tác với khách mời

Phục vụ và dịch vụ đi kèm

Nếu như sân khấu là điểm nhấn của phần lễ, thì thực đơn là điểm nhấn của phần tiệc chiêu đãi. Thông thường, có các nhóm thực đơn chính như Thực đơn tự chọn, tiệc Buffet hoặc tiệc trà. Hãy theo dõi website của các phía tổ chức bạn chọn để xem trước món ăn và chủ động liên lạc nếu có các yêu cầu đặc biệt.

Nhân viên phục vụ cần thể hiện được tác phong chuyên nghiệp và nhiệt tình. Mẹo là hãy xem xét thái độ của các nhân viên tiếp tân, vệ sinh và bảo vệ để đoán biết chất lượng phục vụ chung của cả trung tâm.

Nhân viên phục vụ chuyên nghiệp là thành tố quan trọng cho thành công của sự kiện

Các phần dịch vụ đi kèm như dẫn chương trình, các tiết mục văn nghệ và điều phối khách quan cũng rất đáng để xem xét. Hãy xem qua hình ảnh và video liên quan trên mạng xã hội, kèm với đánh giá của những người tham gia để đưa ra quyết định đúng đắn.

Khuyến mãi là yếu tố cuối cùng để cân nhắc sau khi đã quyết định tất cả những yếu tố trên. Bên cạnh thành công về khâu chuẩn bị tổ chức, yếu tố giá sẽ giúp bạn có được thành công về mặt tài chính. “Thành công toàn diện” trong việc tổ chức sự kiện sẽ giúp tổ chức khởi đầu chuỗi thành công trong tương lai.

Trên đây là 4 tiêu chí để giúp quá trình lựa chọn trung tâm tổ chức sự kiện của bạn bài bản và dễ dàng hơn. Bước tiếp theo, bạn nên bắt tay vào tìm hiểu những địa điểm tổ chức sự kiện có nhiều danh tiếng như tại Riverside Palace, Novotel Saigon, Gem Center,... để có nhiều hiểu biết hơn, trước khi bắt tay lập danh sách và thực hiện tuyển chọn. Hy vọng sự kiện sắp tới sẽ là thành công đáng nhớ của bạn!